Hazırlanan raporların hızlı ve güvenli bir şekilde paylaşılması, muhasebe süreçlerinin önemli bir parçasıdır. Zirve Programlarında yer alan Mail Gönder özelliği sayesinde oluşturulan raporlar, program dışına aktarılmadan doğrudan e-posta olarak gönderilebilir. Böylece raporun bilgisayara kaydedilmesi, e-posta ekine eklenmesi ve yeniden gönderilmesi gibi işlemlerle zaman kaybedilmez.
Mail gönderimi yapılmadan önce kullanılacak e-posta hesabına ait SMTP ayarlarının programa tanımlanmış olması gerekir. SMTP ayarları hem Muhasebe hem de Ticari sekmede ayrı olarak yer almaktadır. Kullanılan programa göre ilgili SMTP Ayarları ekranına girilerek e-posta gönderiminde kullanılacak hesap bilgileri tanımlanmalıdır.
Muhasebe sekmesinde SMTP ayarlarına “Ayarlar“, “e-Posta Gönderme Yöntemi” alanında yer alan “Ayar” simgesine tıklayarak ulaşılabilir.
Ticari sekmede ise “Ticari Ayarlar”, “e-Posta Gönderme Yöntemleri” alanında yer alan “Ayar” simgesine tıklayarak ulaşılabilir.
Ayarlar ekranı üzerinden aynı işlemler gerçekleştirilebilir. Ayarlar ekranı giriş yapıldıktan sonra “e-mail Adreslerim” butonuna tıkladıktan sonra açılan pencerede aşağıdaki bilgilerin eksiksiz olarak doldurulması gerekir:
- Mail göndermek için kullanacağım e-mail adresim
- e-mail adresime ait şifrem
- Host_Name (Servis sağlayıcı adres adı)
- Host_Port
- Şifremde Sadece Kullanıcı Adını Giriyorum (@ işareti ve sonrası olmayacak)
- UseEhlo
- UseTLS
- SSL_options_method
- SSL_options_mode
Bu alanlar, kullanılan e-posta servis sağlayıcısının (Gmail, Outlook, Yandex vb.) desteklediği bağlantı ve güvenlik ayarlarına göre yapılandırılmalıdır. Bilgiler doğru şekilde kaydedildiğinde program içerisindeki tüm raporlar Mail Gönder özelliği kullanılarak doğrudan e-posta ile paylaşılabilir.
Mail Gönder butonuna tıklandığında açılan “E-Posta Adresi” ekranında, raporun gönderileceği alıcı e-posta adresi seçilir veya yeni bir e-posta adresi yazılır. Alıcı e-posta adresi belirlendikten sonra “Tamam” butonuna tıklanarak gönderim işlemi başlatılır.
Mail gönderimi sırasında hata alınması durumunda öncelikle e-Mail gönderim ayarları bilgilerinin doğruluğu, internet bağlantısı ve kullanılan e-posta hesabının güvenlik ayarları kontrol edilmelidir.
Gmail hesabı kullanılarak mail gönderimi yapılacaksa, Google’ın güvenlik politikaları nedeniyle ek ayarların yapılması gerekebilir. Gmail hesaplarında uygulama şifresi oluşturulması ve gerekli güvenlik ayarlarının nasıl yapılandırılacağına ilişkin detaylı anlatıma Zirve Programlarından e-Posta Gönderimi İçin Gmail Güvenlik Ayarlarının Yapılması başlıklı blog yazımızdan ulaşabilirsiniz.
Program içerisinden doğrudan mail gönderilebilmesi; raporların farklı ortamlara aktarılmasına gerek bırakmadan paylaşılmasını sağlar. Özellikle mali müşavirlik ofislerinde ve işletmelerde sık kullanılan raporların birkaç adımda ilgili kişi veya kurumlara ulaştırılması hem zamandan tasarruf sağlar hem de iş süreçlerinin daha verimli ilerlemesine katkı sunar.
