Dijital dönüşüm sürecinin hız kazanmasıyla birlikte, muhasebe süreçlerinde kullanılan birçok defter elektronik ortama taşınmaktadır. Bu dönüşümün önemli bir parçası olan e-Envanter Defteri, işletmelerin dönem başı ve dönem sonu varlıklarını dijital ortamda kayıt altına almasını sağlayan yeni nesil bir uygulamadır. Zirve Masaüstü programı ile e-Envanter defteri süreçleri hem kolay hem de kontrollü bir şekilde yönetilebilmektedir.
e-Envanter Defteri Nedir?
E-envanter defteri, işletmelerin dönem başı/sonu mal varlıklarını, stoklarını, alacak ve borçlarını dijital ortamda Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) standartlarına uygun olarak hazırlayıp, sakladığı ve beratlarını e-Defter sistemiyle sunduğu yasal bir dijital defterdir. Yıl başında açılış, yıl sonunda ise kapanış olmak üzere e-defter beratı ile Gelir İdaresi Başkanlığı’na bildirilir.
Zirve Masaüstünde e-Envanter Defteri Nasıl Hazırlanır?
e-Envanter defteri hazırlama sürecinde, stok ve demirbaş kayıtlarının doğru ve düzenli bir şekilde oluşturulması büyük önem taşır. Bu süreci daha hızlı ve hatasız ilerletebilmek için kullanılabilecek örnek Excel şablonları aşağıda sunulmuştur. Bu şablonlar sayesinde, Zirve Masaüstü programında e-Envanter defteri oluşturulurken ihtiyaç duyulan veriler kolayca hazırlanabilir ve sisteme aktarım süreci pratik hale gelir.
📁 Stok Şablonu
Stok kayıtlarını excel formatında programa aktarmak için kullanılabilecek örnek şablondur.
🏢 Demirbaş Şablonu
Demirbaşlara ait bilgilerinin excel formatında hazırlanmasını sağlayan örnek şablondur.
Zirve Masaüstü Programın e-Envanter Defteri Hazırlama
Zirve Masaüstü programında e-Envanter defteri hazırlama işlemleri belirli adımlar üzerinden ilerler. Öncelikle “Genel Muhasebe”, “Dönem Sonu İşlemleri”, “e-Envanter Defteri” adımları izlenerek ilgili modüle geçiş yapılır.
e-Envanter ekranı, işletmeye ait tüm envanter verilerinin tek ekrandan hazırlanmasını sağlayan merkezi bir alandır.
Bu ekranda;
- Mizan kayıtları
- Stok bilgileri
- Demirbaş verileri
bir araya getirilerek e-Envanter defteri oluşturulabilir.
Ekranın üst bölümünde yer alan alanlar, envanterin hangi kriterlere göre hazırlanacağını belirler.
“Envanter Tipi“, “Envanter Tarihi” ve “Envanter Yöntemi” alanlarında hazırlanacak envanter defterine göre seçim yapılır.
“Stok Kayıtları” ve “Demirbaş Kayıtları” alanlarında hangi modülden alınacağı belirlenir. Bu alanda 3 farklı seçenek bulunmaktadır.
- Stok / Demirbaş Modülünden Al
- Bir Önceki Envanter Defterinden Al
- Hesap Planından Al
- Mevcut Kaydı Koru
Bu alanların doğru seçilmesi, envanterin doğruluğu açısından önemlidir.
.
Hazırlanacak e-Envanter defterine göre seçimler yapıldıktan sonra “Hazırla” butonuna tıklanır. Bu işlem ile; Mizan, Stok ve Demirbaş bilgileri otomatik olarak listelenir ve alt tabloda görüntülenir.
Stok veya demirbaş modüllerinin aktif olarak kullanılmadığı durumlarda ise Excel şablonları aracılığıyla veri aktarımı yapılabilir. Bu işlem için “Excel’den Veri Al” butonuna tıklanır.
Açılan Excelden Yükle ekranında “Örnek Excel Şablon” butonuna tıklayarak şablon indirilir ve aktarılmak istenen bilgilere göre şablon doldurulur.
Not: Açılış Envanteri için aktarım yapılacaksa excelde yer alan “Envanter Tipi” alanına “A” kapanış envanteri için aktarım yapılacaksa “K” yazılmalıdır.
Ardından “…(Üç Nokta)” butonuna tıklayarak excel dosyası seçilir. Excel sayfası seçimi yapıldıktan sonra ekranda yer alan seçimler uygun şekilde seçilir. “Excel Yükle” butonuna tıklanır.
Tabloda yer alan veriler kontrol edildikten sonra “Excel Aktar” butonuna tıklayarak veriler Excelden aktarılabilir.
Hazırlanan kayıtlar, “Kayıt Kontrol” butonuna tıklayarak kontrol edilir. Bu kontrol sayesinde kayıtların Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen kurallara uygun olup olmadığı önceden tespit edilir ve olası hataların gönderim aşamasına taşınması engellenir. Böylece süreç daha güvenli ve sağlıklı ilerler.
Kayıtların son hali kontrol edildikten sonra “e-Envanter Hazır” seçeneği işaretlenerek verilerin gönderime hazır olduğu onaylanır.
Zirve e-Defter Programında e-Envanter Defter Beratı Hazırlama
e-Envanter defteri, e-Defter süreçleri ile entegre şekilde çalışır. e-Defter hazırlama aşamasında “e-Envanter defteri hazırlansın ve pakete eklensin.” seçeneği işaretlenerek “İleri” butonuna tıklanır ve e-Envanter defteri sürece dahil edilir.
Not: e-Defter dosyalarının hazırlama ekranında bu seçenek sadece Ocak ve Aralık ayına ait berat dosyaları hazırlanırken gelmektedir.
e-Defter Hazırla butonu ile işlem yapıldığında defter gönderim sürecine otomatik geçilecektir.
e-Envanter Defteri; aynı zamanda “e-Envanter Defteri Hazırla” butonuna tıkladıktan sonra “Açılış e-Envanter Defteri” veya “Kapanış e-Envanter Defteri” seçimi yapılarak da hazırlanabilir.
Hazırlanan e-Envanter Defteri “Envanter Defteri” sekmesinden açılış ve kapanış envanteri olarak kontrol edilebilir.
e-Envanter Defter beratını yüklemek için e-Defter Gönder butonuna tıklanır ve işlem Gönder/Sorgula/İndir butonu aracılığıyla tamamlanır.
Oluşturulan e-Envanter Defteri GİB’in e-Defter Portalına Manuel Yükleme
Kullanıcı eğer isterse oluşturduğu e-Envanter Defterini e-Defter Portalı üzerinden de yükleyebilir.
Tarayıcı üzerinden https://edefter.gib.gov.tr/global/login sayfasına giriş yapıp mali mühür bilgisi girerek ya da https://dijital.gib.gov.tr/portal/login sayfasından mali mühür kullanmadan e-Defter portalına giriş yapılır.
Ana sayfa ekranında yer alan “Paket Yükle” butonuna tıklanır.
Açılan sayfada “Dosya yüklemek için tıklayınız veya sürükleyip buraya bırakınız” alanına tıklanır. Oluşturulan defterin öncelikle elektronik envanter defterinin .zip uzantılı dosyası seçilir ve “Aç” butonuna tıklanır. Seçilen dosya kontrol edildikten sonra “Yükle” butonu aracılığıyla dosyanın yükleme işlemleri başlatılır.
Yüklenen envanter defterini kontrol etmek için “Paket Listesi” ekrana geçiş yapılır.
Açılan sayfada gönderilen dönem seçimi yapıldıktan sonra “Paketleri Getir” butonuna tıklanır.
Yüklenen envanter defteri için “Durumu” yükleme tamamlandıktan sonra “Başarılı” ibaresi yer alacaktır.
