İşletmelerde bordro ve ücret pusulalarının personellere zamanında ulaştırılması, bordro süreçlerinin önemli bir parçasıdır. Zirve Programlarında yer alan otomatik mail gönderim özelliği sayesinde hazırlanan bordro ve ücret pusulaları, personel kartlarında kayıtlı e-mail adreslerine toplu olarak gönderilebilir. Böylece belgelerin tek tek hazırlanması ve manuel olarak iletilmesi yerine tüm süreç program üzerinden hızlı ve güvenli bir şekilde tamamlanır.
.
Otomatik mail gönderimi yapılmadan önce programın e-mail ayarlarının doğru şekilde yapılandırılmış olması gerekir. E-mail ayarlarının nasıl yapılacağı ve program üzerinden mail gönderim işlemlerinin nasıl gerçekleştirileceği hakkında detaylı bilgi almak için Programdaki Raporları Mail Olarak Gönderme başlıklı blog yazımızı inceleyebilirsiniz.
👉 https://blog.zirveyazilim.net/programdaki-raporlari-mail-olarak-gonderme
.
Gmail hesabı kullanılarak mail gönderimi yapılacaksa, Google’ın güvenlik politikaları nedeniyle gerekli güvenlik ayarlarının tamamlanmış olması gerekir. Gmail uygulama şifresi oluşturulması ve e-mail güvenlik ayarlarının nasıl yapılandırılacağı hakkında detaylı bilgiye Zirve Programlarından e-Mail Gönderimlerinde Gmail Güvenlik Ayarlarının Yapılması başlıklı blog yazımızdan ulaşabilirsiniz.
.
E-mail ayarları tamamlandıktan sonra personellere ait e-mail adreslerinin personel kartlarında eksiksiz olarak tanımlanmış olması gerekir. Program, gönderim işlemi sırasında her personelin kartında kayıtlı bulunan e-mail adresini kullanarak ücret pusulasını ilgili personele otomatik olarak gönderir.
Bordro işlemleri tamamlandıktan sonra “Bordro Yazdır“ butonuna tıklanır.
“Rapor Tipi“ alanından ilgili rapor seçildikten sonra “e-Posta Gönder” butonuna tıklanır.
Gönderim yapılacak personeller seçilerek “Gönder” butonuna tıklanır ve mail gönderim işlemi başlatılır.
Program, her personelin ücret pusulasını yalnızca o personele ait e-mail adresine gönderir. Bu sayede personel bilgileri güvenli bir şekilde paylaşılır ve manuel gönderim sırasında yaşanabilecek adres karışıklıkları önlenmiş olur.
.
Gönderim işlemi sırasında herhangi bir hata alınması durumunda öncelikle e-mail ayarlarının doğru yapılandırıldığı, internet bağlantısının aktif olduğu ve personel kartlarında kayıtlı e-mail adreslerinin güncel olduğu kontrol edilmelidir. Ayrıca Gmail hesabı kullanılıyorsa gerekli güvenlik ayarlarının tamamlandığından emin olunmalıdır.
.
Program üzerinden toplu mail gönderimi yapılabilmesi, özellikle çok sayıda personeli bulunan işletmelerde önemli ölçüde zaman tasarrufu sağlar. Aynı zamanda bordro ve ücret pusulalarının güvenli, hızlı ve düzenli bir şekilde personellere ulaştırılmasına katkıda bulunur.
