e-Arşiv Fatura Nedir? e-Fatura ve e-Arşiv Fatura Farkları Nelerdir?

Günümüzde teknolojinin gelişmesiyle birlikte, işletmelerin fatura işlemleri dijitalleşmeye başladı ve kağıt faturalar yerini elektronik faturalara bıraktı. Bu süreçte e-Fatura ve e-Arşiv Fatura gibi kavramlar önem kazandı.
Peki, e-Arşiv ve e-Fatura arasındaki fark nedir? Daha fazla detay için, okumaya devam edin.

e-Arşiv Fatura Nedir Ve Nasıl Çalışır?

e-Fatura ile e-Arşiv Fatura arasındaki fark hakkında düşünmeden önce, e-Arşiv Fatura’nın ne olduğunu anlamak gerekir.
Elektronik faturanın, e-Fatura ve e-Arşiv Fatura olmak üzere iki türü vardır.

.

e-Arşiv Fatura, VUK uyarınca kağıt üzerinde düzenlenip muhafaza ve ibraz edilme zorunluluğu olan faturanın, VUK‘un 433 numaralı genel tebliğinde yer alan şartlara uygun olarak, elektronik ortamda düzenlenip ikinci nüshasının yine elektronik ortamda saklanmasına ve gerektiğinde ibraz edilmesine olanak tanır.

.

e-Arşiv Fatura, e-Fatura mükellefi olmayan mükelleflere yapılan satışlarda kullanılabilir. e-Arşiv Fatura’nın temel işlevi, e-Fatura kullanmayan alıcılara da elektronik fatura göndermek ve e-Fatura’ların depolanmasını sağlamaktır.
e-Arşiv Fatura’nın çalışma prensibi e-Fatura’ya benzer. e-Arşiv Fatura; GİB e-Portal fatura sistemi üzerinden veya özel e-Fatura entegratörleri yardımıyla elektronik ortamda düzenlenir. Daha sonra elektronik imza ile onaylanarak kullanıcıya yine dijital olarak iletilir.

e-Arşiv Fatura ile e-Fatura arasındaki farklar nelerdir?

e-Fatura ile e-Arşiv Fatura, çalışma prensibi açısından birbirine benzeyen e-Belge’lerdir ve bu nedenle akla “e-Arşiv ve e-Fatura arasındaki fark nedir?” sorusu gelebilir. Bu farklar şöyle özetlenebilir:

• e-Fatura sadece e-Fatura kullanıcılarına gönderilebilir. e-Arşiv Fatura ise e-Fatura kullanıcısı olmayanlara da gönderilebilir.
• e-Arşiv Fatura uygulaması aynı zamanda e-Fatura’ların arşivlenmesini, dijital ortamda depolanmasını sağlar.
• E-Arşiv Faturalar için, GİB’e takip eden gün içerisinde hazırlanacak bir rapor ile bilgi vermek gerekir. e-Fatura’da ise faturalar alıcıya zaten GİB üzerinden iletildiği için, ayrıca bir raporlama yapılmaz.

e-Arşiv Fatura ile maliyetlerinizi nasıl düşürebilirsiniz?

e-Arşiv Fatura’nın işletmenize sağladığı faydalar sayesinde işletmenizin maliyetlerini düşürebilir, zaman kazanabilir ve daha verimli bir şekilde çalışabilirsiniz. e-Arşiv Fatura ile tasarruf yapabileceğiniz alanlardan bazıları şöyle:

• e-Arşiv Fatura kullanarak, kağıt ve posta maliyetlerini ortadan kaldırabilirsiniz.
• Fiziksel faturaların saklanması için depolama alanı gereklidir. Bu alanı kiralamak veya kullanmak maliyetlidir. e-Arşiv Fatura ile tüm faturaları elektronik olarak saklayabilir ve depolama maliyetlerini ortadan kaldırabilirsiniz.
• e-Arşiv Fatura’ların otomatik olarak oluşturulması ve yönetilmesi, iş süreçlerinizi hızlandırır ve verimliliği artırır. Faturaların elle hazırlanması, postalanması ve kaydedilmesi gibi zaman alıcı görevlerle uğraşmak zorunda kalmazsınız.
• Hata ve kayıp riskini azaltırsınız.
• e-Arşiv Fatura’ların dijital olarak saklanması, arşivleme ve erişim süreçlerini kolaylaştırır. Belge yönetimi yazılımları veya bulut tabanlı hizmetler aracılığıyla faturalara istediğiniz zaman erişebilirsiniz. Bu da arşivleme sürecini hızlandırır ve maliyetleri düşürür.

e-Arşiv’in beraberinde getirdiği avantajlar nelerdir?

e-Arşiv avantajları, şirketlerin e-Dönüşüm’ü için bir sıçrama tahtası işlevi görerek dijitalleşmeye yardımcı olur. e-Arşiv Fatura avantajları arasında öne çıkanlar şöyle:

• e-Arşiv, belgelerin dijital formatta saklanmasını mümkün kılar, bu da fiziksel alan gereksinimini azaltır ve daha fazla depolama alanı sağlar.
• e-Arşiv, belgelerin hızlı ve kolay bir şekilde erişilebilir olmasını sağlar. Dijital belgelerin indekslenmesi ve metin tabanlı arama özellikleri sayesinde belgeleri hızlıca bulabilirsiniz. Örneğin, belgenin adını, tarihini veya içeriğinde geçen bir kelimeyi aratarak istediğiniz belgeye kolayca erişebilirsiniz.
• Belgelerin taranması, yüklenmesi ve paylaşılması daha kolay hale gelir. Belgeye fiziksel olarak erişmek için arşivlerde zaman harcamanız gerekmez ve belgelerinizi hızlı bir şekilde paylaşabilirsiniz.
• e-Arşiv, belgelerin fiziksel zarar veya kaybolma riskini ortadan kaldırır. Ayrıca, erişim kontrolleri ve şifreleme gibi güvenlik önlemleri sayesinde belgelere yetkisiz kişiler tarafından erişilmesi engellenir.
• Dijital arşivleme, sürdürülebilirlik hedeflerine ulaşmaya yardımcı olabilir. e-Arşiv; kağıt üretimi, enerji tüketimi ve atık oluşumu gibi etkileri en aza indirir.

e-Arşiv Fatura geçiş süreci: uygulama adımları ve dikkat edilmesi gereken noktalar

e-Arşiv fatura geçiş süreci, Türkiye’de vergi mükelleflerinin kağıt faturalardan elektronik faturalara geçiş yapmalarını sağlayan bir uygulamadır. e-Arşiv Fatura’ya geçiş yapmak için GİB’in e-Portal uygulaması üzerinden başvuruda bulunabilir veya Zirve Yazılım’ın Kolay e-Arşiv Fatura Programı ile zahmetsizce e-Arşiv Fatura’ya geçebilirsiniz.

e-Arşiv Fatura’ya geçerken dikkat etmeniz gereken noktalar şöyle:

• e-Fatura ve e-Arşiv Fatura kullanırken gerçek kişilerin bir e-İmza sertifikası, tüzel kişilerin ise Mali Mühür edinmesi gerekir.
• e-Arşiv belgelerinin yasal olarak belirlenen saklama süreleri bulunur ve bu süre genel olarak 10 yıl olarak belirlenmiştir. Gelecekte herhangi bir sorunla karşı karşıya kalmamak için, ilgili yasal düzenlemeleri gözden geçirebilirsiniz.
• e-Arşiv fatura’ların formatları da yasal düzenlemelerle belirlenmiştir. Dosya uzantılarınızın ve formatlarınızın yasal şartlara uygunluğunu kontrol etmeyi unutmayın.

Sık sorulan sorular

e-Fatura ile e-Arşiv Fatura arasındaki farklar hakkında sıkça sorulan sorulardan bazılarını sizin için derledik.

Kimler e-Arşiv Fatura keser?

e-Arşiv Fatura mükelleflerinin sayısı ve kapsamı, GİB tarafından her yıl yapılan yasal düzenlemelerle değişiyor ve genişliyor. 2023 yılında e-Arşiv geçiş zorunluluğuna tabi olanlar şöyle:

.

• Tek bir gün içerisinde vergiye tabi kişilere vergi dahil 4400 bin TL üzerinde fatura düzenleyenler, e-Arşiv Fatura’ya geçmelidir.
• Vergi mükellefi olmayan alıcılara (son tüketici-vatandaşlara) kesilecek fatura tutarı aynı gün içinde 5000 TL üzerindeyse, e-Arşiv Fatura kesilmesi gerekir.

e-Arşiv Fatura ile e-Fatura aynı mı?

Hayır, e-Arşiv Fatura ve e-Fatura sıkça benzer bağlamlarda kullanılan elektronik belgeler olmasına rağmen farklı özelliklere sahip. Bunlar arasında e-Arşiv Fatura’nın e-Fatura kullanıcısı olmayanlara kesilebilen bir e-Belge olması öne çıkar.

e-Arşiv Fatura ne iŞe yarar?

e-Arşiv Fatura’ların temel amacı, işletmelerin e-Fatura kullanıcısı olmayanlara da kağıt fatura yerine elektronik ortamda fatura düzenleyebilmesini ve faturaları dijital olarak arşivleyebilmesini sağlamaktır.

e-Arşiv iptal edilebilir mi?

Evet, e-Arşiv Fatura’nın iptali mümkün. Ayrıntılara e-Arşiv iptal işlemi yazımızdan göz atabilirsiniz.

e-Arşiv Fatura nasıl kullanılır?

Zirve Yazılım gibi bir özel e-Fatura entegratörü ile kolayca e-Arşiv Fatura oluşturabilir, bu faturaları birkaç tıkla yönetebilir ve kullanıcılara aktarabilirsiniz.

Zirve e-Arşiv nasıl kullanılır?

Bu konuyla ilgili hazırladığımız detaylı Zirve e-Arşiv Modül Kullanımı kılavuzumuza göz atabilirsiniz.

e-Fatura mükellefiyim, e-Arşiv Faturaya geçmek zorunlu mu?

Evet. Mevcutta e-Fatura mükellefi olan (isteğe bağlı ve zorunlu geçiş yapmış e-Fatura mükellefleri) mükellefler, zorunlu olarak e-Arşiv Fatura mükellefi sayılmaktadır.

e-Arşiv sınırı nedir?

e-Arşiv Fatura mükellefi olmayan mükelleflerce bir satış, vergiler dahil toplam 5.000₺ tutarını aşar ise (VERGİ MÜKELLEFİ DEĞİLSE) bu faturalar e-Arşiv Fatura olarak GİB Portal’dan kesilmelidir. Eğer alıcı VERGİ MÜKELLEFİ ise bu tutar vergiler dahil 6.900₺’dir.

Belirtilen satışlar için düzenlenecek e-Arşiv faturalar GİB portal dan mali mühür veya e-İmza almadan düzenlenebilmektedir.

İnternet ortamında ilan yayınlayanlar ile internet reklamcılığı hizmet aracıları e-Arşiv’e geçmek zorunda mı?

Evet. VUK 509’a göre Aracı Hizmet Sağlayıcıları, İnternet Ortamında İlan Yayınlayanlar ile İnternet Reklamcılığı Hizmet Aracıları işi yapıyorsanız e-Arşiv Fatura’ya geçmek zorundasınız.

GİB zorunlu olarak, e-Arşiv mükellefi belirleyebilir mi?

Evet. Başkanlık, yapılan analiz veya inceleme çalışmaları neticesinde riskli ya da vergiye uyum düzeyi düşük olduğunu tespit ettiği mükelleflere veya mükellef gruplarına; faaliyet, sektör ve ciro tutarına bağlı olmaksızın, yazılı bildirim yapmak ve geçiş hazırlıkları için en az 3 ay süre tanımak suretiyle e-Arşiv Fatura uygulamasına geçme zorunluluğu getirmeye yetkilidir.