Hayatımızın diğer alanları gibi, iş yaşantımız da son zamanlarda bir “dijitalleşme” akımı etkisi altına girdi. İş yerleri için dijitalleşme denildiğinde akla gelen ilk konulardan biri de, kağıt faturaların yerini almakta olan e-Fatura kullanımı.
Fatura kesme söz konusu olduğunda, e-Fatura nedir ve hangi durumlarda e-Fatura kesilir gibi konular zaman zaman kafa karıştırabiliyor. Özellikle e-Fatura’nın e-Arşiv Fatura’dan farkı da merak konusu olabiliyor. Bu yazımızda, e-Fatura nedir sorusuna yanıt vereceğiz ve bu iki elektronik uygulamayı sizin için karşılaştıracağız.
e-Fatura Nedir?
e-Fatura, kağıt faturanın dijital ortamda hazırlanmış versiyonudur. e-Fatura mükellefi olan şirketler arasında kullanılan bir elektronik belgedir. Başka bir deyişle, e-Fatura sadece e-Fatura mükellefleri arasında kesilip gönderilir.
Temel e-Fatura ile Ticari e-Fatura Arasındaki Fark Nedir?
Alıcının faturayı ret, kabul ya da iptal etme hakkına sahip olduğu e-Fatura türüne Ticari e-Fatura, teknik bir sorun olmadığı sürece kabul etmekle yükümlü olduğu türe ise Temel e-Fatura denir.
e-Fatura ve e-Arşiv Fatura Farkı Nedir?
e-Arşiv Fatura, e-Fatura kapsamında olmayan şirket ve son kullanıcılar içindir. Göndericisi e-Fatura kullanıcısı olmasına rağmen, e-Arşiv Fatura’nın alıcıları e-Fatura mükellefi olmayan kullanıcılardır.
e-Fatura Nasıl Oluşturulur?
e-Fatura oluşturmak için öncelikle bir e-İmza veya mali mühür edinmeniz gerekir. Ardından, e-fatura gönderme yetkisine sahip bir özel entegratör kullanmalı veya GİB’in e-portal sistemi üzerinden başvurunuzu gerçekleştirmelisiniz.
e-Fatura nasıl kesilir konusu hakkında daha fazla ayrıntı için adım adım e-Fatura rehberimizi inceleyebilirsiniz.
e-Fatura Kimler İçin Zorunludur?
e-Fatura geçiş zorunluluğu bulunan mükelleflerin sayısı ve kapsamı her yıl GİB tarafından yayımlanan tebliğ ile genişletilir. 2023 yılında yapılan değişikliklerle zorunlu e-Fatura’ya tabi olan mükellefler şöyle:
- Brüt satış hasılatı (veya satışları ile gayrisafi iş hasılatı) 2022 ve müteakip hesap dönemleri için 3 milyon TL ve üzeri olan mükellefler,
- Gerek kendi internet siteleri gerekse de platformlar üzerinden e-Ticaret faaliyetinde bulunan mükelleflerden; 2022 veya müteakip hesap dönemleri için 500 bin TL ve üzeri brüt satış hasılatı (veya satışları ile gayrisafi iş hasılatı) olanlar,
- Gayrimenkul inşa, imal, alım, satım veya kiralama işlemlerini yapanlar ile bu işlemlere aracılık faaliyetinde bulunan mükelleflerden; 2022 veya müteakip hesap dönemleri için 500 bin TL ve üzeri brüt satış hasılatı (veya satışları ile gayrisafi iş hasılatı) olanlar,
- Motorlu taşıt, inşa, imal, alım, satım veya kiralama işlemlerini yapanlar ile bu işlemlere aracılık faaliyetinde bulunan mükelleflerden; 2022 veya müteakip hesap dönemleri için 500 bin TL ve üzeri brüt satış hasılatı (veya satışları ile gayrisafi iş hasılatı) olanlar,
- İnternet ortamında ilan yayınlayanlar ile internet reklamcılığı hizmet aracılarının 2022 veya müteakip hesap dönemleri için 500 Bin TL ve üzeri brüt satış hasılatı (veya satışları ile gayrisafi iş hasılatı) olanlar.
e-Fatura Mükellefi Olup Olmadığınızı Nasıl Sorgularsınız?
Bir kişi ya da kurumun e-Fatura ya da e-Arşiv Fatura mükellefi olup olmadığını, Gelir İdaresi Başkanlığı’na bağlı olan eBelge sayfası üzerinden kayıtlı kullanıcılar listesinden kontrol edebilirsiniz. Eğer Zirve e-Fatura veya Zirve e-Arşiv Fatura uygulamalarını kullanıyorsanız, karşı tarafın e-Fatura veya e-Arşiv Fatura mükellefi olup olmadığını otomatik olarak uygulama içinden görürsünüz.
e-Fatura’nın Avantajları Nelerdir?
e-Fatura özellikleri, mükelleflere pek çok avantaj sağlar. e-Fatura’ya geçişin işletmenize sağlayacağı avantajlardan bazıları şunlar:
- Kağıt tasarrufu ve maliyet tasarrufu sağlar.
- Hızlı ve anında iletim imkanı sunar.
- Hata olasılığını azaltır.
- Kolay takip ve arşivleme fırsatı tanır.
- Kolay ödeme imkanı sağlar.
- İş verimliliğini arttırır.
- Otomasyon ve entegrasyon sağlar.
- Karbon ayak izini azaltır, çevre dostudur.
e-Fatura Nasıl Kesilir?
e-Fatura nasıl kesilir konusu hakkında sorularınız varsa video içeriğimize göz atabilir, Zirve Yazılım ile nasıl kolayca e-Fatura kesebileceğinizi öğrenebilirsiniz.
e-Fatura e-Arşiv Fatura Farkı Nedir?
Temelde e-Fatura da e-Arşiv Fatura da kâğıt israfı, kargonun sebep olduğu aksaklıklar ve zaman kaybı gibi sıkıntıların önüne geçen elektronik belgelerdir.
e-Arşiv Fatura, e-Fatura kapsamında olmayan şirket ve son kullanıcılar için kullanılır. Göndericisi e-Fatura kullanıcısı olmasına rağmen, e-Arşiv Fatura’nın alıcıları kâğıt fatura kullanıcılarıdır. Bu sebeple, e-Arşiv Fatura kullanıcısı olabilmek için öncelikle e-Fatura sistemine geçilmesi gerekmektedir.
e-Faturalar GİB sistemi üzerinden gönderilir. Söz konusu e-Arşiv Fatura olduğunda ise, faturalar son kullanıcıya e-mail olarak iletildiğinden, takip eden gün saat 24.00 e kadar hazırlanacak bir rapor ile GİB’e bilgi vermek gerekir.
e-Faturada belgeler; mali mühür ve zaman damgası kullanılarak onaylanır ve saklanır. e-Arşivde böyle bir gereklilik yoktur.
Zirve e-Fatura ile, düzenli olarak güncellenen e-fatura kayıtlı kullanıcı listesi sayesinde hangi firmanın e-Faturaya tabi olduğunu görebilirsiniz.
Fatura süreçleriniz için Zirve kullandığınız takdirde, karşıdaki kişinin Vergi/TC numarasından e-Fatura mı e-Arşiv Fatura mükellefi mi görüp, sıradaki fatura numarasıyla birlikte faturanızı kesmenizi sağlar. Kestiğiniz faturaları dilerseniz iptal de edebilirsiniz.
e-Fatura Geçiş Detayları
e-Fatura kullanımı herkes için zorunlu değildir. e-Fatura uygulaması, GİB tarafından yapılan duyurular ile sadece belirli gruplardaki şirketler için zorunlu tutulmuştur ancak e-Fatura kullanması zorunlu olan şirket yelpazesi gittikçe genişletilmektedir. e-Fatura’ya geçiş için bir ciro alt limiti de bulunmamakta olup, şirketler kendi isteği ile de e-Fatura’ya geçebilir. Bu sebeplerden dolayı, elektronik uygulamaların giderek yaygınlaştığı ve iş yükünü hafifletmekte çok büyük etkisi olan bu dönemde, gönüllü olarak e-Fatura sistemine geçiş yapmayı düşünebilirsiniz. Böylece, faturalarını muhasebe programınıza kolayca entegre edip takibini yapabilir, faturaların kaybolmasının veya can sıkıcı kargo süreçlerinin önüne geçerek tahsilatlarınızı hızlandırırsınız.
Neden e-Fatura’ya Geçmelisiniz?
e-Fatura’ya geçerek, fatura alıp gönderirken oluşan kargo masrafı ve zaman kaybından kurtulursunuz. Kağıt kullanımını minimuma indirerek çevre korumasına katkıda bulunmuş olursunuz. Bunlara ek olarak, e-Fatura uygulaması pandemi şartları altında fiziksel temasınızı minimuma indirmenize büyük katkı sağlar, böylece temassız muhasebe ile sosyal mesafenizi korursunuz.
Zirve e-Fatura kullanarak, gelen e-faturaları Zirve Programına tek tuşla aktarabilir, gönderilmeyi bekleyen, gelen, gönderilen, onay bekleyen, reddedilen faturaların takibini tek menü üzerinden yapabilirsiniz. Gelen e-faturaları Zirve Programına tek tuşla aktararak zaman kazanırsınız.
Sıkça Sorulan Sorular
e-Fatura nedir konusuyla bağlantılı olarak sıkça sorulan sorulardan bazılarının cevaplarını sizin için derledik:
e-Fatura Entegrasyonu Nasıl Yapılır?
e-Fatura entegrasyonu Zirve Yazılım gibi GİB tarafından onaylı özel e-Fatura entegratörleri ile kolayca yapılabilir. Bu şekilde e-Fatura geçiş sürecinizde profesyonel destek alabilir ve bütün adımları zahmetsizce tamamlayabilirsiniz.
İkinci bir seçenek olarak Gib e-Portal üzerinden e-Fatura geçiş sürecinizi kendiniz gerçekleştirebilirsiniz.
e-Fatura Özellikleri Nelerdir?
e-Fatura’nın özelliklerini şu şekilde özetleyebiliriz:
- Kağıt fatura yerine dijital ortamda oluşturulan ve saklanan bir fatura türüdür.
- Kağıt fatura gibi yasal geçerliliğe sahiptir ve vergi dairesi tarafından kabul edilir.
- e-Faturalar, özel bir dijital imza ve mühür ile güvence altına alınır, bu sayede içeriğin değiştirilmesi önlenir.
- Mali yazılımlarla entegre çalışabilir ve otomatik işlemler sağlar.
- Diğer işletmelere elektronik olarak gönderilebilir.
- Kağıt faturaların fiziksel olarak saklanmasına gerek kalmadan, dijital olarak muhafaza edilebilir.
e-Fatura’ya Geçenler Kağıt Fatura Kesebilir Mi?
e-Fatura ve e-Arşiv Fatura sistemine dahil olan firmalar, uygulamaya dahil oldukları günden itibaren 7 gün süreyle bu belgeleri fiziksel ortamda yani kağıt ortamda düzenleyebilir. 7 günün ardından, belgelerin dijital olarak düzenlenmesi zorunlu hale gelir.
e-Fatura Mükellefine Kağıt Fatura Kesilir Mi?
Hayır, e-Fatura mükellefi olanlara e-Fatura kesmek zorunludur. Bu durumda kesilen kağıt fatura geçersiz sayılır ve tekrar e-Fatura kesilmediği takdirde özel usulsüzlük cezası uygulanabilir.
e-Fatura İptal Edilebilir Mi?
Evet, e-Fatura iptal/itiraz talebi oluşturarak yanlış veya hatalı kesilen bir e-Fatura’yı iptal edebilirsiniz. e-Fatura iptal portalı ile ilgili yazımıza buradan ulaşabilirsiniz.
e-Fatura’nın Kâğıt Çıktısı ile Saklanması Geçerli mi?
Hayır. e-Fatura’nın kağıda basımı geçerli olmayıp elektronik dosya biçiminde saklanması gerekmektedir. Vergi Usul Kanunu’na göre, söz konusu saklama zorunluluğu e-Fatura’nın düzenlendiği veya alındığı yılı takip eden beş yıl, Türk Ticaret Kanunu açısından ise on yıldır.
