Adım Adım e-Fatura’ya Geçiş Rehberi

İş dünyamız giderek dijitalleşirken e-Uygulamalar da giderek yaygınlaşıyor. Bu uygulamalardan biri de son dönemlerde çok sık duyduğumuz e-Fatura uygulaması. Kullanım pratikliği, ekonomik oluşu ve işlemlerde zaman kazandırması gibi faydalarının yanı sıra, kanunen de birçok sektör için kullanımının zorunlu hale geliyor olması sebebi ile e-Fatura’ya geçişler artıyor. Bu durum, çoğu zaman e-Arşiv Fatura geçiş süreci ile de paralel ilerliyor.

Ancak e-Fatura’ya nasıl geçileceği konusu birçok kişi için hâlâ bir soru işareti. Bu yazımızda, e-Fatura geçiş zorunluluğunu inceleyerek 4 kolay adımda e-Fatura’ya nasıl geçeceğinizi sizlerle paylaşacağız. Bu basit işlemleri yerine getirdikten sonra, siz de e-Fatura’larınızı hızlı bir şekilde oluşturup zaman kaybetmeden doğruca müşterilerinize iletmeye başlayabilirsiniz.

e-Fatura Nedir?

e-Fatura, elektronik fatura anlamına gelir ve geleneksel kağıt faturaların dijital ortamda düzenlenmesini ve gönderilmesini sağlayan bir sistemdir. e-Fatura, vergi idaresi tarafından onaylanan özel bir formatta oluşturulur ve dijital olarak imzalanır. Kağıt faturaların yerini alarak işletmeler arasındaki ticari işlemleri elektronik olarak kolaylaştırır.

Zorunlu e-Fatura Geçişi Nedir?

e-Fatura geçiş zorunluluğu, bir ülkede vergi mükellefi olan şirketlerin, kağıt fatura yerine elektronik fatura kullanma zorunluluğudur.
Türkiye’de e-Fatura geçiş zorunluluğu, Vergi Usul Kanunu’nun ilgili hükümleriyle belirlenmektedir. e-Fatura kullanımı zorunlu olan mükellef sayısı her geçen yıl, yapılan düzenlemelerle artıyor.
Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından 30 Aralık 2022 tarihinde yayımlanan tebliğ ile zorunlu e-Fatura’ya tabi olan mükellefler hakkında bazı düzenlemeler yapıldı. Buna göre, eFatura eArşiv geçiş zorunluluğu bulunan mükelleflerin 1 Temmuz 2023 tarihine kadar e-Fatura , 1 Ocak 2024 tarihine kadar e-Defter geçişlerini tamamlaması gerekiyordu.

e-Fatura’ya Nasıl Geçiş Yapılır?

e-Fatura sistemine geçiş yapmak için GİB’in e-Portal’ı üzerinden kendiniz başvuruda bulunabilir veya Zirve Yazılım gibi bir e-Fatura Özel Entegratörü kullanabilirsiniz. Özel entegratör kullanmak, size e-Fatura geçiş zorunluluğu ile ilgili bütün işlemlerde kolaylık ve verimlilik sağlar.

Neden e-Fatura Geçişi Yapmalısınız?

e-Fatura sistemine geçişin işletmelere sağladığı pek çok fayda bulunur ve e-Dönüşüm için önemli bir adımdır. e-Fatura’nın işletmenize sağlayacağı faydalardan bazıları:

• Maliyet tasarrufu sağlar.
• İş süreçlerini hızlandırır.
• Hata ve uyuşmazlık riskini azaltır.
• Vergi uyumluluğunu sağlar.
• Çevre dostu bir yaklaşımı teşvik eder.
• İşletme imajını güçlendirir.

e-Fatura Sistemi Nasıl Çalışır?

e-Fatura sistemi, işletmelerin faturalarını dijital ortamda oluşturduğu, imzaladığı ve gönderdiği bir sistemdir. Oluşturulan e-Fatura, müşterilere elektronik olarak iletilir ve müşteriler de e-Fatura sistemine kayıtlı olarak faturaları alır ve işler. Yani faturaların oluşturulması, gönderilmesi, hatta iptal edilmesi ve arşivlenmesi gibi bütün adımlar tamamen dijital ortamda gerçekleşmiş olur.

e-Fatura Geçişi için Gereken Yasal Koşullar Nelerdir?

e-Fatura geçiş şartları, her yıl GİB tarafından yapılan düzenlemelerle değişir. Bu değişikliklerle birlikte her yıl daha fazla sayıda mükellef ve işletme, e-Fatura geçiş zorunluluğu kapsamına girer. 2024 yılı için şartlar henüz kesinleşmedi. 2023 yılında e-Fatura geçiş zorunluluğuna tabi tutulan mükellefler şöyle:

• Brüt satış hasılatı (veya satışları ile gayrisafi iş hasılatı) 2022 ve müteakip hesap dönemleri için 3 milyon TL ve üzeri olan mükellefler,
• Gerek kendi internet siteleri gerekse de platformlar üzerinden e-Ticaret faaliyetinde bulunan mükelleflerden; 2022 veya müteakip hesap dönemleri için 500 bin TL ve üzeri brüt satış hasılatı (veya satışları ile gayrisafi iş hasılatı) olanlar,
• Gayrimenkul inşa, imal, alım, satım veya kiralama işlemlerini yapanlar ile bu işlemlere aracılık faaliyetinde bulunan mükelleflerden; 2022 veya müteakip hesap dönemleri için 500 bin TL ve üzeri brüt satış hasılatı (veya satışları ile gayrisafi iş hasılatı) olanlar,
• Motorlu taşıt, inşa, imal, alım, satım veya kiralama işlemlerini yapanlar ile bu işlemlere aracılık faaliyetinde bulunan mükelleflerden; 2022 veya müteakip hesap dönemleri için 500 bin TL ve üzeri brüt satış hasılatı (veya satışları ile gayrisafi iş hasılatı) olanlar,
• İnternet ortamında ilan yayınlayanlar ile internet reklamcılığı hizmet aracılarının 2022 veya müteakip hesap dönemleri için 500 Bin TL ve üzeri brüt satış hasılatı (veya satışları ile gayrisafi iş hasılatı) olanlar.

e-Fatura’ya Geçiş Adımları Nelerdir?

e-Fatura geçiş şartları ve izlenmesi gereken adımlar, hala pek çok kişi için kafa karıştırıcı olabiliyor. Zirve Yazılım ile e-Fatura geçiş için yapılması gerekenleri sizin için derledik.

Adım 1: mali mühür alın 

GİB’in e-Fatura sistemine girerken ve e-Fatura’larla ilgili onay işlemlerini gerçekleştirirken tüzel kişiler, mali mühre ihtiyaç duyar. Elektronik ortamdan başvuru yaparak çok kolay bir şekilde mali mührünüzü alabilirsiniz. Kamu Sertifikasyon Merkezi’nin web sitesi üzerinden hızlıca başvurunuzu yapmak için buraya tıklayın. Başvurunuzdan sonra 2-5 gün içerisinde mali mührünüzü alabilirsiniz.

Tüzel kişilerin aksine gerçek kişiler, mali mühür yerine e-İmza kullanırlar. Daha fazla bilgi için e-İmza sertifikanızı nasıl alacağınızı araştırabilirsiniz. 

Adım 2: sürücü yükleyin 

Mali mühür elinize ulaştıktan sonra, buraya tıklayarak “Sürücü Yükleme Servisi” başlığı altında bilgisayarınız için uygun olan sürücüleri bilgisayarınıza indirip kurulum yapın. 

Bu adımda dikkat edilmesi gereken önemli bir nokta ise Java sürümü. Mali mührünüzün sağlıklı şekilde çalışabilmesi için sisteminize uygun olan Java sürümünü doğru şekilde kurmanız önemli. Eğer makineniz 32 bitlik bir makineyse sadece 32 bit Java kurmanız yeterli. Fakat 64 bitlik bir makineyse 64 bit Java’dan önce 32 bit Java da kurmanız gerekir, çünkü GİB’e yapacağınız e-Fatura, e-Defter başvurularınızda GİB 32 bitlik Java kullanır. 

Adım 3: GİB’e başvurunuzu yapın 

Şimdi Zirve özel entegratörlüğünde nasıl başvuru yapacağınıza göz atalım. İlk defa e-Fatura kullanmaya yeni başlıyorsanız, buraya tıklayarak GİB’ e-mali mühür ile başvuru yapın ve sayfadaki formdan “Yararlanma yöntemi” olarak “Özel Entegratör” seçin.   

Formu mali mührünüz takılı iken doldurun. Bilgilerinizi doldurduktan sonra “mali mühür Kullanarak Başvur” butonuna tıklayın. 

Tanımlı Kartlar Menüsünden “Tanımla” butonuna tıklayın. Alt kısımda açılan ekrandan “Ekle” seçeneğini seçin. Yerel Disk (C: ) / Windows/System32 yolundan “akisp11.dll” dosyasını seçip “Open”a tıklayın. Kart adını yazıp (Örn: Akis) ekleyin.  Daha sonra 6 haneli pin numarasını yazıp giriş yapın. Sertifika bilgileriniz geldikten sonra “İmzala”yı seçin. Bu işlemden sonra başvurunuz tamamlanmış olacak. 

Adım 4: Zirve Yazılım özel entegrasyon başvuru işlemlerini tamamlayın 

Özel entegratör tercihinizi Zirve e-Fatura’dan yana kullanarak, otomatikleştirilmiş süreçler ile birçok işlemi tek menü üzerinden yapabilir, gelen e-Faturaları Zirve Programına tek tuşla aktarabilir, e-Faturalarınızı oluştururken Cari Vergi No veya TC Kimlik No’sundan mükellefin e-Faturaya tabi olup olmadığını anlık uyarı şeklinde görebilirsiniz. 

Zirve e-Fatura hakkında detaylı bilgi almak ve başvurunuzu yapmak için tıklayın. 

Sık sorulan sorular

e-Fatura’ya geçiş işlemleri hakkında hala sorularınız mı var? İşte e-Fatura geçiş zorunluluğu hakkında sıkça sorulan sorulardan bazıları:

e-Fatura’nın geleneksel fatura’dan ne farkı vardır?

e-Fatura, geleneksel faturaların dijital bir versiyonudur. Geleneksel faturalar fiziksel olarak basılırken, e-Fatura’lar elektronik olarak oluşturulur, iletilir ve arşivlenir.

e-Fatura’ya geçişin işletmeme sağlayacağı avantajlar nelerdir?

e-Fatura’ların avantajları arasında maliyet ve verimlilik, hızlı iletişim, kolay arşivleme, vergi uyumu ve işlem kolaylığı bulunur. e-Fatura, işletmelerin e-Dönüşüm sürecini hızlandırarak maliyetleri azaltma, zaman kazanma ve iş süreçlerini iyileştirme imkanı sunar.

e-Fatura sistemine nasıl kayıt olabilirim?

e-Fatura geçiş sistemine GİB’in e-Portal uygulaması üzerinden kayıt olabilir ve Zirve Yazılım avantajlarıyla e-Fatura’ya kolaylıkla geçiş yapabilirsiniz.

e-Fatura ile ilgili vergisel yükümlülükler nelerdir?

GİB’in düzenlemeleriyle e-Fatura geçiş zorunluluğunun kapsamı her yıl daha fazla sayıda mükellefi kapsar. e-Fatura geçiş zorunluluğu şartları, yukarıda listelendiği gibi, her yıl bir önceki yılın cirosuna ve sektörel bazı diğer detaylara bağlı olarak güncellenir. Bu şartları karşılayan mükellefler, o yıl belirlenen süre içinde e-Faturaya geçmek zorundadır. Örneğin e-Fatura uygulamasına geçiş süresi 2023 yılı için 1 Temmuz gününe kadardır.

Belirlenen süre içinde e-Fatura’ya geçiş yapmayan mükellefler, Özel Usulsüzlük Cezaları ile karşı karşıya kalabilir.

e-Fatura kullanmayanlara ceza uygulanıyor mu?

e-Fatura geçiş zorunluluğu şartlarını sağlamalarına rağmen e-Fatura kullanmayan veya geçiş sürecini tamamlamayan vergi mükelleflerine Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından ceza kesilir. Türkiye’deki Vergi Usul Kanunu’nun 353. maddesi uyarınca; e-Fatura, e-Arşiv Fatura, e-İrsaliye, e-SMM, e-MM ve e-Bilet gibi elektronik belge olarak düzenlenmesi zorunlu belgeler, istisnai durumlar haricinde, kağıt olarak düzenlenirse özel usulsüzlük cezası uygulanır.

Şahıs şirketleri E-Fatura kullanabilir mi?

Evet, şahıs şirketleri de e-Fatura kullanabilir. Türkiye’de Vergi Usul Kanunu’na göre, şahıs şirketleri de diğer vergi mükellefleri gibi e-Fatura kullanımına tabidir.

E-Ticaret yapanlara E-Fatura zorunluluğu var mı?

Evet, Türkiye’de e-ticaret yapan işletmeler e-fatura kullanma zorunluluğundan muaf değildir. E-ticaret yapan işletmeler, diğer vergi mükellefleri gibi Vergi Usul Kanunu’nda belirtilen şartları sağladıklarında Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından onaylanmış bir yazılım kullanarak e-Fatura düzenlemek, göndermek ve almak zorundadır.