Merhaba, bu yazımda e-Defter Saklama konusu ile ilgili bazı detayları paylaşacağım.
e-Defter Saklama Mevzuat
213 sayılı Vergi Usul Kanununun 5766 sayılı Kanunun 17’nci maddesi ile
değişen mükerrer 242’nci maddesinin 2 numaralı fıkrası ile Hazine ve
Maliye Bakanlığı; elektronik defter, kayıt ve belgelerin oluşturulması,
kaydedilmesi, iletilmesi, muhafazası ve ibrazı ile defter ve belgelerin
elektronik ortamda tutulması ve düzenlenmesi uygulamasına ilişkin usul ve
esasları belirlemeye, elektronik ortamda tutulmasına ve düzenlenmesine
izin verilen defter ve belgelerde yer alması gereken bilgileri internet de
dâhil olmak üzere her türlü elektronik bilgi iletişim araç ve ortamında
Hazine ve Maliye Bakanlığı’na veya Hazine ve Maliye Bakanlığı’nın
gözetim ve denetimine tâbidir.
Vergi Usul Kanunu ve diğer vergi kanunlarında defter, kayıt ve
belgelere ilişkin olarak yer alan hükümlerin elektronik defter, kayıt ve
belgeler için de geçerli olduğu; Maliye Bakanlığının, elektronik defter,
belge ve kayıtlar için diğer defter, belge ve kayıtlara ilişkin usul ve
esaslardan farklı usul ve esaslar belirlemeye yetkili olduğu hükme
bağlanmıştır.
e-Defter dosyaları ile bunlara ilişkin berat dosyalarının ikincil kopyalarının,
gizliliği ve güvenliği sağlanacak şekilde e-Defter saklama hizmeti yönünden
teknik yeterliliğe sahip ve Başkanlıktan bu hususta izin alan özel entegratörlerin
bilgi işlem sistemlerinde ya da Başkanlığın bilgi işlem sistemlerinde 1/1/2020
tarihinden itibaren asgari 10 yıl süre ile muhafaza edilmesi zorunludur.
Mükelleflerin e-Defter uygulaması kapsamında oluşturdukları e-Defterler ile
Berat dosyalarının gizliliği ve kriptolu olarak güvenliği sağlanmış bir şekilde ikincil
kopyalarının saklanması, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından ihtiyaç duyulması
halinde uzaktan erişimine imkan verilmesi, amaçlanmaktadır.
Mükellefe ait dosyalar, uç noktada GİB tarafından sağlanan yazılımlar ile, GİB anahtarları kullanılarak şifrelenecektir. e-Defter dosyaları ile bunlara ilişkin berat dosyalarının ikincil kopyaları Gelir idaresi sisteminde saklanacak olup, ilk kopyalarının saklanması ve gerektiğinde ibraz edilme sorumluluğu mükellefe aittir.
Mükellefler Gelir idaresi tarafında saklayacakları ikincil nüshalara istedikleri zaman
ulaşamayacaklar. Gelir İdaresi sistemine İkincil kopyaların saklanması veya özel entegratörler tarafından yedeklenmesi mükellefin kendisine ait defterleri muhafaza ve ibraz yükümlülüğünü ortadan kaldırmaz.
e-Defter Saklama Kullanıcı Kılavuzu
Kılavuza aşağıdan erişebilirsiniz.
Dökümanı indirmek için tıklayınız…
Amaç
19/10/2019 tarih ve 30923 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan 1 Sıra Numaralı Elektronik Defter Genel Tebliği’nde Değişiklik Yapılmasına Dair Tebliğ (Sıra No:3) ile,
e-Defter saklayıcı kuruluşlar vasıtasıyla; mükelleflerin e-Defter uygulaması kapsamında oluşturdukları e-Defterler ile Berat dosyalarının gizliliği ve kriptolu olarak güvenliği
sağlanmış bir şekilde ikincil kopyalarının saklanması, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından ihtiyaç duyulması halinde uzaktan erişimine imkan verilmesi, amaçlanmaktadır.
Dosyaların Saklayıcı Kuruluş Merkezi Sistemine Alınması ve Depolanması
- Mükellef, Saklayıcı Kuruluş seçimini kurulum esnasında Portal üzerinden
yapacaktır. - Şu anda Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yetki verilen herhangi bir saklayıcı
kuruluş yoktur. Dolayısı ile e-Defter dosyaları ile bunlara ilişkin berat dosyalarının ikincil kopyalarının saklama yetkisi sadece Gelir İdaresi Başkanlığı’ndadır. - Özel entegratörlerin halen sunmakta oldukları hizmet e-Defter dosyaları ve
bunlara ilişkin berat dosyalarının yedeklenmesidir ve şu an yasal olarak zorunlu
değildir. - Ancak günümüz teknolojilerinde çalınma, kaybolma, siber saldırı, virüs gibi
tehlikelere karşı imkan ölçüsünde bu hizmeti almanız tavsiye edilir.
e-Defter ve Berat Dosyalarının İkincil Kopyalarını Saklanma İşlem Adımları
e-Defter uygulamasına dahil olan mükelleflerin, e-Defter dosyaları ile bunlara ilişkin berat dosyalarını, bu bölümde açıklandığı şekilde GİB bilgi işlem sistemlerinde saklanmasına yönelik işlem adımlarını takip etmeleri gerekmektedir.
Program Kurulum Dosyasını İndirme
Öncelikle https://deftersaklama.gib.gov.tr/download/ adresinden kurulum dosyası indirilir.
İndirilen Kurulum Dosyasının Çalıştırılması
İndirilen kurulum dosyasına çift tıklanır.
Sözleşme okunduktan sonra, kırmızı kutu içine alınan “I agree to the license terms and
conditions” kutucuğu işaretlenir. Ardından, aktif olan “Install” butonuna basılır.
Açılan ekranda “İleri” butonuna basılır.
Uygulama yüklendikten sonra masaüstünüzden aşağıda görüntüsü verilen uygulamanın simgesine çift tıklanarak uygulama açılır.
e-Defter Saklama Uygulaması Yönetim Ekranı
Yazının bu kısmında, e-Defter Saklama Uygulaması yönetim ekranından yapılabilecek işlemleri açıklayacağım.
E-Defter Saklama Uygulaması Ana Ekranı
e-Defter Saklama Uygulamasına giriş yapıldığında ilk aşamada Ana Ekran olarak aşağıdaki ekrana ulaşılacaktır. Bu ekrandan e-Defter ve berat dosyalarınızı bilgisayarınızın hangi dosya yolundan temin edeceğinin belirlenmesi, yükleme işlemi devam eden veya tamamlanan e-Defter ve berat dosyalarının yüklenme durumlarının sorgulamalarına ilişkin işlemler yapılacaktır.
Dosya Yolu Belirleme
e-Defter ve berat dosyalarının, e-Defter Saklama Programı aracılığıyla
GİB bilgi işlem sistemlerine aktarımının otomatik olarak başlatılabilmesi
için, bilgisayarınızda e-Defter ve berat dosyalarınızın konulacağı ilgili
klasörün belirlenmesi gerekmektedir. Mükellefler istemeleri halinde
birden çok dosya yolu belirleyebilirler.
Bunun için aşağıda belirtilen işlem adımları ilgili ekran görüntüsünde yer
verilen işlem sıra numarası ile izlenerek yapılacaktır.
- Adımda “Dosya Yolu Belirleme” butonuna tıklanır.
- Adımda boş alana ilgili dosya yolu (path) adresi yazılır. Bu adres
yazılmadan önce ilgili dosya PC nizde oluşturulur ve yolu dosya
penceresinin üst kısmından kopyalanabilir. - “Ekle” butonuna tıklanır ve 5 no.lu kutu içindeki alanda (dosya yolu)
görülür. - “Değişiklikleri Kaydet” butonuna basılır. Uygulama sonuç döner. Kalıcı
olarak kayıt edilmiş olur
Dosya Yolu Güncelleme
Belirlenen dosya yolunun hatalı olduğu ya da e-Defter ve
berat dosyalarının bulunduğu klasörün değiştirildiği durumlarda, aşağıdaki işlem adımları izlenerek dosya yolu güncelleme işlemleri gerçekleştirilebilecektir.
1 No.lu kutu içindeki alanda görülen dosya yollarından herhangi birinin silinmesi,
değiştirilmesi istenildiğinde 2 No.lu alandaki “Sil” veya “Güncelle” butonu kullanılarak
işlemler gerçekleştirilir ve en son aşamada en altta yer alan “Değişiklikleri Kaydet” butonuna basılması gerekir.
Dosya yolu belirleme ekranına birden fazla mükellefe ait dosya klasörleri atanabilir.
e-Defter ve Berat Dosyalarının Formatı ve Aktarımı
Dosya yoluna (klasörüne), GİB bilgi işlem sistemlerine aktarılmak üzere
bırakılacak (konulacak) e-Defter ve berat dosyaları ayrı ayrı olmak üzere ZİP formatında
olması gerekmektedir. Başkanlığımızdan izin alan uyumlu e-Defter uygulama yazılımları, e-Defter ve berat dosyalarını ZİP formatında oluşturmakta olup, bu dosyaların oluşturulan dosya yoluna (klasörüne) konulması gerekmektedir.
Belirlediğiniz klasörün altına e-Defterlerin ve ilgili berat dosyaları (GİB onaylı Berat Dosyaları dahil) sıkıştırılmış zip formatında dosyalar olarak teker teker veya toplu halde atılmalıdır.
e-Defter ve berat dosyalarının aktarım işlemleri, kurulum işlemleri gerçekleştirilen e-Defter Saklama Programı tarafından ilgili dosya yolu (klasörü) sürekli şekilde (1 dakikalık periyotlarda sistem ilgili klasörde yeni bir dosya olup olmadığını kontrol eder) kontrol edilerek yeni bir e-Defter veya berat dosyasının bulunduğunu tespit etmesi halinde otomatik olarak; bu dosyaların öncelikle aşağıda belirtilen dosya kontrollerini yapar ve bu dosyaların gizliliğini ve güvenliğini sağlayacak kriptolama işlemini gerçekleştirir ve GİB bilgi işlem sistemlerine kriptolanan dosyaların aktarım işlemlerini yürütür. Program tarafından aktarım işlemlerinin durumu, programın ana ekranında yer alan “e-Defter Listesi” menüsünden takip edilebilir.
Dosya Kontrolünde Dikkate alınan unsurlar:
- zip formatındaki e-Defter xml, berat xml’i ve GİB onaylı berat xml’nin belirlenen dosya yoluna bırakılması gerekmektedir. xml dosyalarından herhangi birinin bulunmaması durumunda dosyalar sisteme alınmamaktadır.
- Dosya dizinine bırakılan e-Defter xml’nin boyutu kontrol edilecek ve 200 MB’dan büyük e-Defter dosyaları sisteme alınmayacaktır.
- Dosya dizinine bırakılan GİB onaylı berat xml’i, Gelir İdaresi Başkanlığı sistemine yüklenmiş son (güncel) berat olması gerekmektedir.
- Dosya dizinine bırakılan e-Defter xml’nin imza değeri ile GİB onaylı berat xml’nin imza değerinin uyumlu olması gerekmektedir.
- e-Defter xml’nin imzası geçerli olmalıdır.
- Dosya dizinine bırakılan e-Defter xml’i ile e-Defter berat xml’lerinin, Gelir İdaresi Başkanlığı’nın belirlediği en güncel şema şematron kurallarına uygun olması gerekmektedir.
- Ekranda yer alan seçenekleri ile Excel veya PDF dosyası olarak e-Defter ve berat dosyası listesi indirilebilmekte ve görüntülenebilmektedir.
GİB’e gönderilmek üzere dosya dizinine bırakılan e-Defter ve berat dosyalarının tarih
ve kuyruk adımı bilgileri ile kuyrukta herhangi bir hata tespit edilmesi durumunda
hata detayları “Kuyruğa Atma Logları” bölümünden görüntülenebilmektedir.
