Zirve Yazılım olarak E-Dönüşüm uygulamalarında her zaman hızlı ve uygun çözümlerle sizlere en iyi hizmeti sunmaktayız. Bu yazımızda e-İrsaliye hakkındaki tüm soru işaretlerini yanıtlayacağız.
.
e-İrsaliye Nedir / Avantajları Nelerdir?
e-İrsaliye; kağıt ortamında düzenlenen sevk irsaliyesi belgesinin elektronik ortamda düzenlenip elektronik ortamda iletilmesidir. Kağıt irsaliye ile aynı hukuki niteliklere sahiptir.
e-İrsaliyenin Avantajları;
.
- Kağıt, baskı ve kargo maliyetlerini azaltır.
- Operasyonel süreçleri hızlandırır ve iş gücü verimliliğini artırır.
- Belgelerin elektronik ortamda anında iletilmesini sağlar.
- e-İrsaliyelere istenilen zaman kolayca erişilebilir.
- Kağıt tüketimini azaltarak çevrenin korunmasına katkı sağlar.
- Belge uyuşmazlıklarının daha hızlı çözülmesine yardımcı olur.
Kimler e-İrsaliye’ ye Geçmelidir?
Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından yayımlanan düzenlemelere göre, belirlenen şartları sağlayan mükelleflerin e-İrsaliye uygulamasına geçmesi zorunludur. Bu kapsamda e-İrsaliye uygulamasına geçmesi gereken mükellefler şunlardır:
.
- e-Fatura uygulamasına kayıtlı olup 2021 ve müteakip hesap dönemlerinde brüt satış hasılatı (veya satışları ile gayrisafi iş hasılatı) 10 milyon TL ve üzeri olan mükellefler,
- Özel Tüketim Vergisi Kanunu’na ekli (I) sayılı listedeki malların imali, ithali, teslimi vb. faaliyetleri nedeniyle EPDK’dan lisans (bayilik lisansı dahil) alan mükellefler,
- Özel Tüketim Vergisi Kanunu’na ekli (III) sayılı listedeki malların imalini, inşasını, ithalini veya ana bayi/distribütör olarak pazarlamasını gerçekleştiren mükellefler,
- 3213 sayılı Maden Kanunu kapsamında işletme ruhsatı veya sertifikası bulunan mükellefler ile bu kişiler adına sözleşme kapsamında maden üretim faaliyeti gerçekleştiren gerçek ve tüzel kişiler,
- 4634 sayılı Şeker Kanunu kapsamında şeker imalatı yapan mükellefler,
- e-Fatura uygulamasına kayıtlı olup demir ve çelik (GTİP 72) ile demir veya çelikten eşya (GTİP 73) imal, ithal veya ihraç eden mükellefler,
- Tarım ve Orman Bakanlığı tarafından oluşturulan Gübre Takip Sistemi’ne (GTS) kayıtlı kullanıcılar,
- İnşaat Demiri İzleme Sistemi (İDİS) kapsamındaki mükelleflerden, 2024 veya müteakip hesap dönemlerinde brüt satış hasılatı (veya satışları ile gayrisafi iş hasılatı) 1 milyon TL ve üzeri olanlar, (konu hakkında detaylara buradan ulaşabilirsiniz.)
- 5957 sayılı Kanun kapsamında komisyoncu veya tüccar olarak sebze ve meyve ticaretiyle iştigal eden mükellefler,
- Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yapılan analiz veya incelemeler sonucunda riskli ya da vergiye uyum düzeyi düşük olduğu tespit edilerek yazılı bildirim yapılan ve geçiş hazırlıkları için en az üç ay süre tanınan mükellefler
e-İrsaliyede Bulunması Gereken Bilgiler
e-İrsaliye belgesinde, kağıt sevk irsaliyesinde yer alan temel bilgilerin eksiksiz olarak bulunması gerekir. e-İrsaliye üzerinde yer alması gereken başlıca bilgiler şunlardır:
.
- İrsaliyeyi düzenleyen mükellefin adı veya unvanı, adresi, vergi dairesi ve vergi kimlik numarası/T.C. kimlik numarası,
- Düzenleme tarihi ve belge numarası,
- Alıcının adı veya unvanı, adresi, vergi dairesi ve vergi kimlik numarası/T.C. kimlik numarası,
- Taşınan mala ait cins, miktar ve diğer açıklayıcı bilgiler,
- Malın fiili sevk tarihi ile fiili sevk saati ve dakikası.
e-İrsaliye Başvurusu Nasıl Yapılır?
Başvurunuzu birkaç yöntemle yapabilirsiniz. e-İrsaliye’ ye geçebilmek için öncelikle e-Faturaya geçiş yapılmış olmalıdır.
.
Özel Entegrasyon Yöntemi
Mevcutta e-fatura kullanan kişilerin ayrıca başvurmasına gerek yoktur, GİB’ e bildirimi mali mühür yardımı ile Özel Entegratör tarafından yapılır.
.
Portal Yöntemi
https://portal.efatura.gov.tr/efatura/egiris.jsp adresinden giriş yaptıktan sonra, Araçlar menüsü / Kullanıcı bilgileri / “e-irsaliye kullanmak istiyorum” butonu ile başvuruda bulunabilirsiniz.
.
Doğrudan Entegrasyon Yöntemi
Doğrudan entegrasyon yönteminde, işletmenin kendi bilgi işlem sistemi Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) sistemleriyle entegre edilir. Bu yöntemden yararlanabilmek için, GİB tarafından belirlenen teknik ve idari şartların sağlanması ve başvurunun uygun bulunması gerekir.
.
Kimlere e-İrsaliye Düzenleyebilirim?
e-İrsaliye, uygulamaya kayıtlı mükellefler arasında gerçekleştirilen mal sevkiyatlarında kullanılır. e-İrsaliye sistemine kayıtlı bir mükellefe yapılan sevkiyatlarda irsaliyenin elektronik ortamda e-İrsaliye olarak düzenlenmesi zorunludur.
.
e-İrsaliye İptal Edilebilir mi?
e-İrsaliye, malın fiili sevkinden önce belirli şartlar altında iptal edilebilir. Ancak sevkiyat başladıktan sonra e-İrsaliye’nin iptal edilmesi mümkün değildir.
.
Malın henüz sevk edilmediği durumlarda, alıcı sistem üzerinden belgeyi kontrol ederek alıcı bilgilerinde veya sevk edilecek mala ilişkin bilgilerde hata olduğunu tespit ederse “RED Uygulama Yanıtı” gönderebilir. Bu sayede hatalı sevkiyatın başlaması önlenmiş olur.
.
Bunun dışında düzenlenmiş bir e-İrsaliye iptal edilemez. Ayrıca fiili sevk zamanından sonra alıcı tarafından gönderilen RED uygulama yanıtları sistem tarafından geçersiz kabul edilir. Bu durumda sevkiyatın devam edebilmesi için gerekli görülmesi halinde yeni bir e-İrsaliye düzenlenmesi gerekir.
.
e-İrsaliye Yanıtları Nelerdir?
Alıcı, kendisine gönderilen e-İrsaliye için sistem üzerinden üç farklı yanıt verebilir:
Kabul: İrsaliyedeki tüm bilgiler uygun bulunmuş ve belge kabul edilmiştir.
Red: İrsaliyedeki bilgiler uygun bulunmadığında belge reddedilir.
Kısmi Kabul: İrsaliyedeki ürünlerin yalnızca bir kısmı kabul edilir.
e-İrsaliye, alıcısı tarafından 7 gün içinde yanıtlanmazsa sistem tarafından “kabul edilmiş” sayılır.
.
Kısmi kabul yanıtı, yalnızca göndericiyi bilgilendirme amacı taşır. Bu yanıt, kabul edilmeyen ürünlerin otomatik olarak iade edildiği anlamına gelmez. Kabul edilmeyen ürünlerin geri gönderilmesi gerekiyorsa, bu sevkiyat için yeni bir e-İrsaliye düzenlenmelidir.
.
Yanıt oluşturulurken, her satır için aşağıdaki bilgiler belirtilebilir:
- Kabul edilmeyen miktar
- Kabul Edilmeme Sebebi
- Fazla miktar
- Eksik miktar
.
.
Sıkça Sorulan Sorular
e-İrsaliye’nin kağıt çıktısı alınmalı mı?
Kağıt çıktı olarak veya elektronik ortamda görüntülenmesinin sağlanması zorunludur. Çıktı üzerinde ıslak imza veya kaşe zorunlu değildir.
.
e-İrsaliye için ayrı bir mali mühür temin edilmeli mi?
Hayır. Mevcut kullanılan mali mühür üzerinden işlem yapılacaktır.
.
Özel entegratör kullanan kişiler e-İrsaliye gönderirken mali mühür kullanacaklar mı?
Eğer herhangi bir entegratör firma aracılığı ile gönderilmiyorsa, mali mühür/e-İmza takılı olmak zorundadır. Bir entegratör firma aracılığı ile gönderim yapılıyorsa bilgisayarınızda mali mühür takılı olma zorunluluğu yoktur.
.
e-İrsaliye düzenlendikten ne kadar süre sonra e-Fatura düzenlenmeli?
Fiili sevk tarihinden itibaren 7 gün içerisinde düzenlenmelidir.
.
e-İrsaliye’de fiyat bilgisi yer almak zorunda mı?
Hayır, zorunluluk yoktur. Fiyat bilgisi yazılmadan da irsaliye gönderilebilir.
.
e-İrsaliyelerde düzenleme tarihinin yanında sevk tarihi de olmalı mı?
Evet. e-İrsaliye üzerinde belge düzenleme tarihinin yanı sıra malın fiili sevk tarihi de yer almalıdır. Ayrıca fiili sevkin gerçekleşeceği saat ve dakika bilgisi de e-İrsaliye üzerinde bulunması gereken zorunlu bilgiler arasındadır.
.
Sevk tarihi, düzenleme tarihi ile aynı tarihte mi olmalıdır?
Hayır. e-İrsaliye üzerinde yer alan düzenleme tarihi ile fiili sevk tarihi farklı olabilir. Ancak e-İrsaliye, malın fiili sevkinden önce düzenlenmelidir.
Örneğin, e-İrsaliye 10 Temmuz tarihinde düzenlenip sevkiyatın 11 Temmuz tarihinde yapılması planlanıyorsa, belgede fiili sevk tarihi 11 Temmuz olarak belirtilebilir. Buna karşılık, sevkiyat başladıktan sonra e-İrsaliye düzenlenmesi mevzuata uygun değildir.
.
Düzenlendiği gün sevki işlemi de gerçekleştirilen durumlarda, sevk tarihinin de e-İrsaliye üzerinde ayrıca olması gerekir mi?
Evet Tanzim tarihi ile sevk tarihinin aynı gün olması halinde de bu tarihler ayrı ayrı e-İrsaliye’de yer alacaktır. Bu iki tarihten herhangi birine yer verilmeksizin düzenlenen sevk irsaliyeleri hiç düzenlenmemiş sayılarak özel usulsüzlük cezası tatbik edilebilecektir.
.
e-İrsaliye Uygulamasına dahil olunca kağıt irsaliye düzenleyebilir miyim?
e-İrsaliye uygulamasına kayıtlı mükellefler, e-İrsaliye kapsamında düzenlenmesi gereken sevkiyatlar için kağıt irsaliye düzenleyemez. Bu sevkiyatlarda belgenin elektronik ortamda e-İrsaliye olarak oluşturulması zorunludur.
Ancak 509 SN VUK GT.V.7. bölümünde açıklanan e-Belge olarak düzenleme zorunluluğu getirilen belgelerin kağıt olarak düzenlenebileceği haller şunlardır.
Elektronik belge olarak düzenlenme zorunluluğu getirilen belgelerin;
a) Başkanlığın ve e-Belge uygulamalarına taraf olan diğer kamu kurum ve kuruluşlarının bilgi işlem sistemlerinde meydana gelen arıza, kesinti ile bu sistemlerde yapılan bakım,
b) İspat veya tevsik edilmek kaydıyla, mükellefin ya da Başkanlıktan izin almış özel entegratör kuruluşların bilgi işlem sistemlerinde meydana gelen arıza, kesinti ile bu sistemlerde yapılan planlı bakım (yazılı bildirimde belirtilen süre ile sınırlı kalmak kaydıyla),
c) İspat veya tevsik edilmek kaydıyla, kullanılmakta olan mali mührün veya elektronik imza aracının arızalanması veya çalınması (yeni mali mühür veya elektronik imza aracının temini süresince),
ç) Bakanlık veya Başkanlık tarafından e-Belge uygulamalarına ilişkin olarak yayımlanan genel tebliğ, sirküler ve teknik kılavuz ve duyurularda, belgelerin e-Belge yerine kâğıt olarak düzenlenmesine izin verilmesi, 51 gibi nedenlerle, kanunen düzenlenmesi gereken sürenin geçirilmemesi kaydıyla, kâğıt olarak düzenlenmesi durumunda özel usulsüzlük cezası kesilmez. Mükelleften kaynaklanan diğer nedenlerle, e-Belge olarak düzenlenmesi gereken belgelerin kâğıt olarak düzenlenmesi yukarıda sayılan nedenler kapsamında değerlendirilmez. Elektronik olarak düzenlenmesi gereken belgenin, Kanunun 13 üncü maddesinde yazılı mücbir sebepler nedeniyle elektronik olarak düzenlenememesi halinde, Kanunun 373 üncü maddesi gereği özel usulsüzlük cezası kesilmez.
.
e-İrsaliye düzenlemenin mümkün olmadığı durumlarda kağıt irsaliye düzenlenebilir mi?
e-İrsaliye’nin teknik nedenlerle düzenlenemediği istisnai durumlarda kağıt sevk irsaliyesi düzenlenebilir. Bu durumda kağıt irsaliye üzerinde “e-İrsaliye Ayrıca Düzenlenecektir” ifadesine yer verilmelidir.
Teknik sorunun giderilmesinin ardından, kağıt irsaliyenin düzenlendiği tarihten itibaren en geç 2 gün içinde “MATBUDAN DÖNÜŞTÜRÜLEN e-İRSALİYE” tipinde elektronik belge oluşturulmalıdır. Düzenlenen e-İrsaliyede ayrıca kağıt irsaliyenin tarih ve belge numarası bilgilerine de yer verilmelidir.
Bu uygulama yalnızca 509 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği’nde belirtilen istisnai hallerde kullanılabilir. Teknik sorun bulunmayan durumlarda e-İrsaliye yerine doğrudan kağıt irsaliye düzenlenmesi mümkün değildir.
.
Düzenlediğimiz e-İrsaliyeleri ilgili makamlara kağıt ortamda mı yoksa elektronik ortamda mı ibraz etmeliyiz?
e-İrsaliyeler esas olarak elektronik belgelerdir ve yetkili makamlara elektronik ortamda ibraz edilmelidir. Bu nedenle, denetim veya inceleme sırasında e-İrsaliye’nin elektronik halinin sunulması esastır.
.
Geçmiş tarihli e-İrsaliye düzenlenebilir mi?
Hayır. Fiili sevk tarihi düzenleme tarihinden önceki bir tarih olamayacağı için, geçmiş tarihli irsaliye düzenlemek mümkün değildir.
.
Şubeler arası gönderilen malzemeler için e-İrsaliye mi düzenlenmelidir?
Evet. Aynı mükellefe ait şubeler arasında gerçekleştirilen mal sevkiyatlarında, sevk irsaliyesi düzenlenmesini gerektiren durumlarda e-İrsaliye düzenlenmelidir. Malın satılıyor olması şart değildir. İşletmeye ait merkez ve şubeler arasında yapılan mal transferleri de sevk irsaliyesi kapsamındadır.
.
e-Faturası önceden kesilip sevkiyatın sonradan yapılması durumunda nasıl bir yol izlenmelidir?
Malın sevkiyatından önce e-Fatura düzenlenmesi halinde, malın fiili sevkinden önce ayrıca e-İrsaliye düzenlenmesi gerekir. Bu durumda e-İrsaliye üzerinde, daha önce düzenlenen e-Fatura’nın tarih ve belge numarası bilgilerine yer verilmelidir. Ayrıca, malın daha sonra sevk edileceği bilgisinin e-Fatura üzerinde belirtilmesi gerekir.
.
e-İrsaliye dizaynında görünen karekod/barkod zorunlu mudur?
Evet. Yol denetiminde sorgulanabilmesi için zorunludur.
.
e-İrsaliye kullanıcısı olmayan birine e-İrsaliye düzenlenebilir mi?
e-İrsaliye kullanıcıları, karşı taraf e-İrsaliye mükellefi olmasa bile düzenledikleri irsaliyeleri e-İrsaliye olarak düzenlemelidir.
.
Muhtelif müşterilerde süreç nasıl işleyecek?
Muhtelif müşterilere yönelik, alıcının sevk anında belirli olmadığı sevkiyatlarda matbu sevk irsaliyesi düzenlenmeye devam edilebilir. Alıcının belirli olduğu sevkiyatlarda ise e-İrsaliye düzenlenmesi gereken durumlarda belge elektronik ortamda oluşturulmalıdır.
.
İhracat faturası düzenlendiğinde irsaliye e-İrsaliye olarak mı düzenlenecek?
Evet. e-İrsaliye uygulamasına kayıtlı mükellefler tarafından gerçekleştirilen ihracat işlemlerinde, malın yurt içindeki sevki için sevk irsaliyesi düzenlenmesi gerekiyorsa bu belge e-İrsaliye olarak düzenlenmelidir.
Serbest bölgelere yapılan teslimlerde de, işlemin niteliğine ve alıcının e-İrsaliye uygulamasındaki durumuna göre e-İrsaliye düzenlenebilir. Uygulanacak yöntem, ilgili mevzuat ve Gelir İdaresi Başkanlığı düzenlemeleri çerçevesinde belirlenmelidir.
.
e-İrsaliye’de malların GTİP numaralarının yazılmasına gerek var mı?
Hayır. Genel olarak e-İrsaliye’de taşınan mallara ait GTİP (Gümrük Tarife İstatistik Pozisyonu) numarasının belirtilmesi zorunlu değildir. Ancak, ilgili mevzuatta veya özel düzenlemelerde GTİP bilgisinin istenildiği mal grupları ya da işlemler için bu bilginin belgeye eklenmesi gerekebilir.
.
Düzenlenen e-İrsaliyeleri muhafaza etmek gerekir mi?
Evet. Düzenlenen ve alınan e-İrsaliyelerin, Vergi Usul Kanunu kapsamında elektronik ortamda muhafaza edilmesi ve gerektiğinde ibraz edilmesi zorunludur. e-İrsaliyeler, ilgili mevzuatta belirtilen süre boyunca elektronik bütünlüğü korunacak şekilde saklanmalıdır. Belgenin yalnızca kağıt çıktısının muhafaza edilmesi yeterli değildir. Asıl geçerli belge, elektronik ortamda oluşturulan e-İrsaliye’dir.
.
e-İrsaliye Düzenlendikten sonra, sevkiyat başlamadan ya da başka bir sebepten alıcı malı almaktan vazgeçerse nasıl bir işlem yapılmalı?
Alıcı malın fiili sevkinden önce söz konusu e-İrsaliye’ye, uygulama üzerinden “RED” İrsaliye Yanıtı gönderebilir. Bu durumda e-İrsaliye iptal edilmiş sayılacağından ayrıca alıcı tarafından bir belge düzenlenmesine gerek bulunmamaktadır.
.
Mal tesliminden sonra, teslim alan alıcı ne yapacaktır?
e-İrsaliye’ye konu malları tam olarak teslim alan alıcı, e-İrsaliye sistemi üzerinden “KABUL” irsaliye yanıtı dönebileceği gibi, herhangi bir yanıt dönme zorunluluğu da bulunmamaktadır. Sistemsel olarak 7 gün içinde herhangi bir yanıt dönülmemiş e-İrsaliyelere konu malların alıcıları tarafından tam olarak teslim alındığı ve satıcıları tarafından bu malların tamamı için e-Fatura düzenleneceği kabul edilmektedir.
.
e-İrsaliye’ ye konu malları eksik olarak teslim alan alıcı ne yapmalıdır?
Alıcı, e-İrsaliye’ye konu malları eksik teslim alması halinde, isterse e-İrsaliye sistemi üzerinden Kısmi Kabul Uygulama Yanıtı göndererek fiilen teslim aldığı mal miktarını satıcıya bildirebilir.
e-İrsaliye’ye 7 gün içinde herhangi bir uygulama yanıtı verilmemesi halinde, sistem tarafından malların tam olarak teslim alındığı kabul edilir. Bu nedenle, eksik teslim edilen mallara ilişkin fiili durumun satıcı ve alıcı tarafından teslim tutanağı, teslim-tesellüm belgesi, makbuz veya benzeri belgelerle kayıt altına alınması ve gerektiğinde ibraz edilmek üzere muhafaza edilmesi önemlidir. Gerekirse e-İrsaliye’nin kağıt çıktısı üzerine alınan notlar ve imzalar da bu amaçla kullanılabilir.
Eksik teslim edilen malların daha sonra gönderilmesi durumunda ise, bu sevkiyat için ayrı bir e-İrsaliye düzenlenmelidir.
.
e-Fatura’nın kağıt çıktısı irsaliye yerine geçtiğinden ayrıca e-İrsaliye düzenlemek zorunlu mudur?
433 Sıra No.lu VUK Genel Tebliğinin 7.1. ve 15. bölümlerinde yer verilen açıklamalar uyarınca; e-Fatura Uygulamasına kayıtlı kullanıcılara düzenlenecek elektronik fatura ile elektronik fatura uygulamasında kayıtlı olmayan kayıtlı kullanıcılara düzenlenen e-Arşiv Faturalarda, düzenleme tarihi yanında düzenleme zamanının da saat ve dakika olarak gösterilmesi halinde elektronik faturanın kâğıt çıktısı irsaliye yerine geçer. Söz konusu kâğıt çıktıya “İrsaliye yerine geçer.” ifadesinin yazılması ve kâğıt çıktının satıcı veya yetkilisi tarafından imzalanması zorunludur. Ancak bu imkândan yararlanabilmek için elektronik faturanın malın teslimi anında düzenlenmesi gerekir. Hizmet ifasına konu e-Faturanın satış anında düzenlenmesi halinde, söz konusu kâğıt çıktının talep eden müşteriye verilmesi zorunludur. Buna göre belirtilen kurallara uygun olarak düzenlenen ve kağıt çıktısı irsaliye yerine geçen belge niteliğinde olan İrsaliye yerine geçen e-Fatura veya e-Arşiv Faturanın kağıt çıktısı, müşteriye verilmesi halinde ayrıca matbu veya e-İrsaliye şeklinde başka bir sevk irsaliye belgesinin düzenlenmemesi gerekmektedir.
.
Müşteriye e-İrsaliye ve e-Fatura düzenlendikten sonra, e-Fatura’ya RED yanıtının iletilmesi halinde; e-İrsaliye’ nin iptal ve düzeltilmesi mümkün müdür?
Hayır. e-Fatura’nın alıcı tarafından reddedilmesi, daha önce düzenlenen e-İrsaliye’nin iptal edilmesini veya düzeltilmesini sağlamaz.
Bunun nedeni, e-İrsaliye’nin malın fiili sevkini, e-Fatura’nın ise satış işlemini belgelendirmesidir. Mal sevk edildikten sonra e-İrsaliye görevini yerine getirmiş olur ve iptal edilemez.
Eğer sevkiyat henüz başlamamışsa, alıcı RED Uygulama Yanıtı göndererek e-İrsaliye’nin kullanılmasını engelleyebilir. Ancak fiili sevk gerçekleştikten sonra e-İrsaliye’ye RED yanıtı verilmesi hukuki sonuç doğurmaz. Malın iade edilmesi veya yeniden sevk edilmesi gerekiyorsa, bu işlemler için ayrı bir e-İrsaliye düzenlenmelidir. Ayrıca e-Fatura ile e-İrsaliye arasında oluşabilecek farklılıklar, teslim tutanağı, teslim/tesellüm belgesi veya benzeri tevsik edici belgelerle ispat edilebilir.
.
e-İrsaliye uygulamasında da 7 günlük fatura düzenleme süresi geçerli midir?
e-Fatura’nın düzenleme süresine ilişkin olarak kağıt belge düzeni için öngörülen sürelerden farklı bir süre öngörülmemiştir. 213 sayılı VUK’un fatura düzenleme süresine ilişkin 7 günlük süre e-Fatura uygulamasında da aynen geçerlidir. Bu nedenle, e-Fatura’nın e-İrsaliye’den önce düzenlenmesi gereği bulunmamakta olup, irsaliye tarihinden sonraki 7 günlük süre içerisinde düzenlenmesi mümkündür.
.
Düzenlenen e-İrsaliye GİB sistemine anlık iletilir mi?
Evet. Düzenlenen e-İrsaliyeler, elektronik ortamda oluşturulduktan sonra saniyeler içerisinde Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) sistemlerine iletilir. Ardından gerekli teknik kontrollerin yapılmasıyla birlikte belge alıcıya ulaştırılır.
GİB sistemlerinde arıza, kesinti veya planlı bakım gibi nedenlerle iletimin gerçekleştirilememesi halinde, GİB tarafından duyuru yapılır. Bu gibi durumlarda, mevzuatta belirtilen şartlar kapsamında matbu sevk irsaliyesi düzenlenerek sevkiyata devam edilebilir.
Yol denetimlerinde ise e-İrsaliye’nin kağıt çıktısı veya elektronik görüntüsü ibraz edilebilir. Denetim görevlileri, belgeyi GİB sistemleri üzerinden elektronik olarak doğrulayabilir. Teknik nedenlerle doğrulamanın anlık yapılamadığı durumlarda ise gerekli inceleme daha sonra tamamlanır.
.
Sevkiyatın başlatılması için e-İrsaliye’nin alıcının sistemine düşmesini beklemek gerekir mi?
Hayır. Sevkiyatın başlatılması için e-İrsaliye’nin alıcının sistemine ulaşmasının veya alıcı tarafından kabul edilmesinin beklenmesine gerek yoktur.
Sevkiyat, e-İrsaliye düzenlenip GİB sistemine başarıyla iletildikten sonra başlatılabilir. Alıcının belgeyi daha sonra görüntülemesi veya uygulama yanıtı göndermesi, sevkiyatın başlamasına engel değildir.
.
Sevk edilecek malın miktarının belli olmadığı durumlarda nasıl bir yol izlenmelidir?
Müşterinin ve teslim edilecek mal miktarının sevkiyat başlangıcında henüz belirlenemediği durumlarda, öncelikle “Muhtelif Müşteriler” ibareli matbu sevk irsaliyesi düzenlenebilir.
Daha sonra fiili teslimat gerçekleştirildikçe;
- Alıcı adına e-Fatura düzenlenebilir veya
- Sevkiyatın niteliğine göre e-İrsaliye düzenlenebilir. Teknik bir engel bulunması halinde ise matbu sevk irsaliyesi kullanılabilir.
Fiili teslimat sırasında matbu sevk irsaliyesi düzenlenmişse, belge üzerinde “e-İrsaliye Ayrıca Düzenlenecektir” ibaresine yer verilmelidir. Ardından, matbu irsaliye en geç 2 gün içinde “MATBUDAN DÖNÜŞTÜRÜLEN e-İRSALİYE” tipinde elektronik ortama aktarılmalı ve GİB sistemi üzerinden alıcısına iletilmelidir.
.
Satıcının sevk edeceği malı, taşıma işini ÜCRET karşılığı yürüten özel taşıma işletmelerine yaptırması halinde de e-İrsaliye gerekecek mi?
Malların ücret karşılığı taşıttırılması halinde, Vergi Usul Kanununun 240 ncı maddesi uyarınca, taşıyan tarafından ayrıca taşıma irsaliyesi düzenlenmesi de gerekmektedir. Bu durumda malı taşıttıran (satıcı) ve malın teslim edileceği kişi (alıcı) e-İrsaliye uygulamasına kayıtlı kullanıcı olması halinde, sevk irsaliyesi e-İrsaliye olarak düzenlenmeli ve TAŞIYAN’a e-İrsaliye’nin kağıt çıktısının veya elektronik görüntüsünün taşıtta bulunmak üzere verilmesi gereklidir.
.
Aynı müessesenin muhtelif şube ve kısımlarıdan düzenlenen e-İrsaliyelerin belge no ayrımında nelere dikkat edilmesi gerekir?
Aynı müessesenin muhtelif şube ve kısımlarında her biri aynı numara ile başlamak üzere ayrı ayrı irsaliye kullanıldığı takdirde şube veya bu irsaliyelere şube kısımlarına göre şube veya kısmın isimlerinin yazılması veya özel işaretle seri tefriki yapılması zorunludur. (VUK GT 141)
.
Bedelsiz verilen ürünler için e-İrsaliye sistemi üzerinden e-İrsaliye düzenlemek gerekecek mi?
Evet, bedelsiz de olsa bir işletmeden diğer bir işletmeye mal sevkiyatını doğuran durumlarda sevk irsaliyesi (taraflar e-İrsaliye’ de ise e-İrsaliye) düzenlenmesi gerekmektedir. Bu suretle bedelsiz olarak verilen mallar için düzenlenecek sevk irsaliyelerinde söz konusu malların işletmeye bedelsiz olarak verileceğini belirten açıklamalara yer verilmesi gerekmektedir. e-İrsaliye uygulamasında alıcı tarafından eİrsaliye Yanıtı’nı dönmesi ihtiyari olup, zorunlu değildir.
.
e-İrsaliye’ nin yanlışlıkla müşteri tarafından reddedilmesi sonucunda nasıl ilerlenecek?
e-İrsaliye’ nin alıcısı tarafında sehven reddedildiği durumlarda ivedilikle yeni e-İrsaliye düzenlenmesi gerekmektedir. Düzenlenecek yeni e-İrsaliye’ de yeni belge numarası kullanılmak zorundadır.
.
