Excel ortamında hazırlanan alış ve satış faturalarının programa tek tek girilmesi hem zaman kaybına neden olabilir hem de veri giriş hatalarını artırabilir. Zirve Nova 2.0’da bulunan Fatura Excel Aktarımı özelliği sayesinde, hazırlanan Excel dosyaları birkaç adımda programa aktarılabilir ve muhasebeleştirme süreci önemli ölçüde hızlandırılabilir.
Bu yazımızda Fatura Excel özelliğinin nasıl kullanılacağını, şablon oluşturma işlemlerini ve dikkat edilmesi gereken noktaları adım adım inceleyeceğiz.
Fatura Excel Aktarımı İçin Excel Dosyası Nasıl Hazırlanmalıdır?
Aktarım işlemi öncesinde kullanılacak Excel dosyasının belirli bir düzende hazırlanmış olması gerekir.
Standart bir aktarım için aşağıdaki bilgiler yeterlidir:
- Belge (Fatura) Tarihi
- Cari Adı veya Açıklama
- Belge Numarası (İsteğe Bağlı)
- Vergi Kimlik Numarası / T.C. Kimlik Numarası (İsteğe Bağlı)
- Matrah
- KDV Tutarı
Dövizli veya stoklu faturalar aktarılacaksa Excel dosyasında ayrıca;
- Para Birimi
- Döviz Tutarı
- Stok Kodu
- Miktar
alanlarının da bulunması gerekir. Aktarım öncesinde tüm verilerin doğruluğunun kontrol edilmesi önerilir.
Fatura Excel Şablonu Nasıl Oluşturulur?
Fatura Excel aktarımını kullanabilmek için öncelikle Excel dosyasındaki sütunların program alanlarıyla eşleştirileceği bir şablon oluşturulmalıdır. Bu işlem yalnızca ilk kullanımda yapılır. Aynı Excel formatı kullanılmaya devam edildiği sürece oluşturulan şablon tekrar seçilerek kullanılabilir.
Şablon oluşturmak için Genel Muhasebe > Fiş Girişi > Aktarımlar > Fatura Excel ekranı açılır.
Açılan ekranda Şablon alanından Yeni seçeneği seçilerek yeni bir şablon oluşturulur.
Şablon oluşturma aşamasında Excel dosyasındaki sütunların programa doğru şekilde tanımlanması büyük önem taşır. Programda sütun eşleştirmeleri sütun numaraları üzerinden yapılmaktadır. Bu nedenle Excel dosyasında bulunan Excel Adı, Evrak Tarihi, Seri, Evrak No, Açıklama, Vergi Kimlik Numarası / T.C. Kimlik Numarası, Stok Kodu, Miktar, Para Birimi, Döviz Tutarı, Şube ve Masraf Merkezi gibi bilgiler hangi sütunlarda yer alıyorsa, ilgili sütun numaraları şablondaki alanlara girilmelidir.
Sonraki adımda faturaların hangi cari hesap üzerinden oluşturulacağı belirlenir. Bunun için Kapatılacak Ana Hesap Kodu alanına kullanılacak ana hesap kodu yazılır veya listeden seçilir. Örneğin satış faturalarının aktarılması durumunda 120 Alıcılar hesabı kullanılabilir. Bu hesap borç karakterli çalıştığından Borçlu/Alacaklı alanında Borçlu seçeneği tercih edilir.
Excel dosyasında yer alan cari hesaplar hesap planında bulunmuyorsa ve aktarım sırasında otomatik oluşturulmaları isteniyorsa Alt Hesaplar Otomatik Oluşsun seçeneği işaretlenebilir.
Eğer Excel dosyasında detay hesap kodları yer alıyorsa yalnızca Kapatılacak Hesap Kodu Sütun No alanına ilgili sütun numarasının girilmesi yeterlidir. Sabit bir detay hesap kullanılacaksa otomatik oluşturma seçeneği kapatılarak Kapatılacak Detay Hesap Kodu alanına kullanılacak hesap kodu yazılır.
Şablonun son bölümünde matrah ve KDV bilgilerinin hangi muhasebe hesaplarına aktarılacağı belirlenir. Bunun için öncelikle Yeni Satır butonuna tıklanarak yeni bir kayıt satırı oluşturulur. Excel dosyasındaki matrah tutarının bulunduğu sütun numarası Matrah Sütun No, KDV tutarının bulunduğu sütun ise KDV Sütun No alanına yazılır.
Satış faturaları aktarılıyorsa Borç/Alacak alanında Alacak (A) seçilir. Ardından matrah tutarının aktarılacağı hesap Matrah Hesap Kodu, KDV tutarının aktarılacağı hesap ise KDV Hesap Kodu alanına girilir. Örneğin satış faturalarında matrah için 600.20 Yurtiçi Satışlar, KDV için ise 391.20 Hesaplanan KDV hesabı kullanılabilir. Farklı KDV oranlarına ait kayıtlar bulunuyorsa her oran için Yeni Satır eklenerek ayrı tanımlama yapılmalıdır.
Excel dosyasında matrah hesap kodu, KDV hesap kodu veya KDV oranı zaten yer alıyorsa bu bilgiler manuel olarak girilmez. Bunun yerine KDV Oranı Sütun No, Matrah Hesap Sütun No ve KDV Hesap Sütun No alanlarına ilgili sütun numaraları yazılır.
İstenmesi halinde matrah ve KDV hesap kodları toplu olarak Matrah Hesap Kodları ve KDV Hesap Kodları alanlarından da tanımlanabilir.
Tüm alanlar eksiksiz olarak doldurulduktan sonra Kaydet butonuna tıklanarak şablon oluşturma işlemi tamamlanır.
Excel Dosyası Programa Nasıl Aktarılır?
Şablon oluşturulduktan sonra Excel dosyasının programa aktarılması oldukça kısa sürede tamamlanabilir.
İlk olarak Dosya Seç butonu kullanılarak aktarılacak Excel dosyası seçilir. Ardından oluşturulan şablon belirlenir ve Yükle butonuna tıklanır. Böylece Excel dosyasındaki veriler şablondaki eşleştirmelere göre tabloya aktarılır.
Aktarım sonrasında tablo üzerinde yer alan faturalar detaylı olarak kontrol edilebilir. Gerekli görülmesi halinde kayıtlar düzenlenebilir veya Tabloyu Temizle seçeneği ile tamamen silinebilir. Yapılan çalışmalar daha sonra devam edilmek üzere Tabloyu Kaydet butonu ile saklanabilir. Daha önce kaydedilen çalışmalar ise Kayıtlı Tabloyu Yükle seçeneği kullanılarak tekrar açılabilir.
Kontroller tamamlandıktan sonra Tabloyu Fişe Aktar butonuna tıklanarak muhasebeleştirme işlemi başlatılır.
Açılan pencerede Fiş Kesme Biçimi, Fiş Tarihi ve Fiş Açıklaması bilgileri girilir. Daha sonra Kaydet butonuna tıklanarak işlem tamamlanır.
Not: E-Defter uygulama Kılavuzunda her belgenin ayrı muhasebe fişi olarak oluşturulması gerektiğinden, Fiş Kesme Biçimi alanında Her Fatura Ayrı Fiş seçeneğinin tercih edilmesi önerilir.
İşlem tamamlandığında Excel dosyasında bulunan tüm faturalar Genel Muhasebe > Fişler modülüne aktarılmış olur ve muhasebe kayıtları kullanıma hazır hale gelir.
Aktarım Sırasında Dikkat Edilmesi Gerekenler
Sorunsuz bir aktarım için aşağıdaki kontrollerin yapılması önerilir:
- Excel sütun sıraları oluşturulan şablon ile uyumlu olmalıdır.
- Tarih alanları Excel’in tarih formatında hazırlanmalıdır.
- Sayısal alanlarda metin yerine sayı formatı kullanılmalıdır.
- KDV ve matrah tutarları doğru sütunlarda bulunmalıdır.
- Cari bilgileri eksiksiz hazırlanmalıdır.
- Aynı şablon kullanılacaksa Excel kolon yapısı değiştirilmemelidir.
Bu kontroller sayesinde veri aktarımı sırasında oluşabilecek hatalar en aza indirilebilir.
Fatura Excel Aktarımının Avantajları
Fatura Excel özelliği özellikle çok sayıda belgeyle çalışan mali müşavirler ve işletmeler için önemli kolaylık sağlar.
Başlıca avantajları:
- Toplu fatura aktarımı yapılabilir.
- Manuel veri giriş süresi önemli ölçüde azalır.
- Veri giriş hataları minimum seviyeye iner.
- Muhasebeleştirme süreci hızlanır.
- Tekrarlayan işlemler otomatik hale gelir.
Yoğun belge girişinin olduğu dönemlerde Fatura Excel özelliği sayesinde işlemler çok daha kısa sürede tamamlanabilir.
Eğitim Videosu
Fatura Excel Aktarımı işlemlerinin uygulamalı anlatımını aşağıdaki videodan izleyebilirsiniz.
Sık Sorulan Sorular
Fatura Excel aktarımı için her seferinde yeni şablon oluşturmak gerekir mi?
Hayır. Aynı Excel formatı kullanılmaya devam edildiği sürece daha önce oluşturulan şablon tekrar kullanılabilir.
Excel dosyasında stok bilgileri de aktarılabilir mi?
Evet. Stok Kodu ve Miktar alanları Excel dosyasında yer aldığı sürece stoklu aktarım gerçekleştirilebilir.
Dövizli faturalar aktarılabilir mi?
Evet. Para Birimi ve Döviz Tutarı alanları Excel dosyasına eklendiğinde dövizli faturalar da programa aktarılabilir.
