Son değişikliklerle birlikte, birçok elektronik belge türünde karekod kullanımı zorunlu hale getirildi. 1 Eylül 2023’te yürürlüğe girecek olan e-belgelerde karekod kullanımı, karekod içerisinde mutlaka yer alması gereken belirli bilgileri de içermektedir. Bu bilgiler, 17 Şubat 2023 tarihinde yayınlanan kılavuzda Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirtilmiştir. Mükellefler, bundan sonra belgelerine uygun karekod eklemek zorundadırlar.
Gelir İdaresi Başkanlığı, e-Belge kullanımında yeni bir düzenlemeyi duyurdu. Zirve e-Dönüşüm Ürünleri ile ilgili düzenlemeleri tamamlanan e-Belge kullanıcıları, Gelir İdaresi Başkanlığının belirlediği standartlara uygun olarak adımlar atacak. Bu yazıda, e-Belgelerde Karekod Kullanım Zorunluluğu ve ayrıntılarına odaklandık.
e-Belgelerde Karekod Kullanmak Zorunlu mu?
509 Sıra Nolu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği, e-Fatura, e-Arşiv faturası, e-irsaliye, e-serbest meslek makbuzu, e-müstahsil makbuzu, e-gider pusulası, e-bilet, e-sigorta komisyon gider belgesi, e-sigorta poliçesi, e-döviz alım satım belgesi ve e-dekontlarda karekod kullanım zorunluluğunu içeren maddeleri içerir. Bu belgelerde yer alması gereken bilgiler arasında karekod da bulunmaktadır, ancak karekod uygulamasının ne zaman tam olarak devreye gireceği önceden bilinmiyordu.
Son duyurularla birlikte, tüm elektronik belge türlerinde karekod kullanımı zorunlu hale getirildi. Üstelik, e-belge karekod zorunluluğu tek başına yeterli değildir. Karekod içerisinde belirli bilgilerin mutlaka bulunması gerekmektedir. Bu bilgiler, belge türüne bağlı olarak değişiklik gösterebilir. Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yayınlanan kılavuzda, hangi belge türünde hangi bilgilerin nasıl yer alacağı belirlenmiştir. Mükellefler, bu bilgilere göre karekod eklemek zorundadır.
.
e-Belgelerde Karekod Kullanım Zorunluluğu Ne Zaman Başlayacak?
Hazine ve Maliye Bakanlığı’na bağlı Gelir İdaresi Başkanlığı, elektronik belgelerde karekodun bulunması gerektiğini “Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği” ile duyurdu. Karekod kullanımının ne zaman başlayacağına dair açıklama ise 2023 yılının Şubat ayında yapıldı. Duyurulara göre, elektronik belgelerde karekod kullanımı 1 Eylül 2023 tarihinde yürürlüğe girecektir. Mükellefler, bu tarihe kadar gereken ayarlamaları yaparak karekod uygulamasına geçmek zorundadır.
.
e-Belgelerde Bulunması Gereken Zorunlu Karekod Bilgileri
Gelir İdaresi Başkanlığı, elektronik belgelerde bulunması gereken karekod bilgilerini kılavuzda tablolar halinde açıklamıştır. Karekod Standardı Kılavuzu‘nda, belge türüne göre karekodlarda bulunması gereken bilgiler ayrıntılı bir şekilde belirtilmektedir. Bu bilgiler, ilgili belge türüne göre farklılık gösterebilir.
.
e-Fatura, e-Arşiv Fatura, e-İrsaliye, e-SMM ve e-Müstahsil Karekod Zorunluluğu için Karekodda Bulunması Gereken Bilgiler
Karekod Standart Kılavuzu içinde e-belge karekod kullanımına dair diğer belgelerin detayları da mevcuttur. Ayrıca, tüm bilgilere ilişkin UBL alan adları, karekod alan adları ve açıklamalar da yer almaktadır. Bu bilgileri hızla inceleyerek önemli bilgilere kolayca erişebilirsiniz.
Karekod kullanımıyla, bu bilgilerin gizliliği de korunabilir. Elektronik belgelerde karekod kullanımıyla birlikte bu teknolojinin tüm avantajlarından faydalanmak ve elektronik belgeleri düzenlemek çok daha basit hale gelecektir.
Eğer e-Belge mükelleflerden biriyseniz, olası yaptırımlara karşı önlem olarak sisteminizde gerekli güncellemeleri yapmayı asla unutmamanız son derece önemlidir.
Karekod Zirve e-Dönüşüm Ürünleri Sistemlerinde Nasıl Gösterilir?
1 Eylül 2023 tarihinde e-belge görsellerine (e-Defter hariç) eklenme gerekliliği taşıyan karekod görseli ve bu görselin Zirve e-Dönüşüm Ürünleri sistemlerinde nasıl gösterilebileceği hakkında size bilgi sunmak istiyoruz;
- Karekod görseli, xslt uzantılı tasarım dosyaları tarafından üretilir. Zirve e-Dönüşüm Ürünleri, e-belge içerisine ek görsel dosyası eklemez. Oluşturulan karekod; Karekod Standardı Kılavuzunda belirtildiği üzere içerikte belirtilen zorunlu alanlarla oluşturulan bir karekod olacaktır. Bu nedenle sabit bir görsel eklenmesi hatalı bir uygulamadır.
- e-Portal’da yer alan varsayılan tasarımlar ve “e-Belge Dizayn” veya “XSLT Yönetimi” ile oluşturulan tasarım dosyalarına karekodlar otomatik olarak eklenirler. Bu tasarımları kullanan kullanıcılarımızın herhangi bir düzenleme yapmadan, kullanmakta olduğu dizaynlarına otomatik olarak karekod eklenecektir.
- Kullanıcımız varsayılan tasarımlar ve “e-Belge Dizayn” veya “XSLT Yönetimi” ile oluşturulan tasarım kullanmıyorsa, bir diğer deyişle özel dizayn kullanıyorsa standart dizaynda olduğu gibi karekod eklenmesi için herhangi bir işlem yapması gerekmeyecektir. Özel dizaynın kodlamasından kaynaklanabilecek durumlar için (satır-sütun kayması, logonun konumunun bozulması, karekodun sağ üst köşede olmaması vs.) dizaynın güncellemesi müşterimiz tarafından yapılmalı ya da destek almak için bizlere ulaşmalıdır.
- Zirve e-Dönüşüm Ürünlerinde oluşturulan e-Belgelerde karekod formatı, GİB tarafından belirtilen standartlara uygun olarak tarafımızca dizaynınıza entegre edilmektedir.
GİB tarafından güncel olarak yayınlanan Karekod (QR kod) kılavuzuna, QR kod görselinin, belge görselinin sağ üst kısmında yer alması gerektiğine dair bilgi eklenmiştir. Bu bilgi ışığında QR kod görseli, e-belge görselinin sağ üstünde yer almalıdır.