e-Defter Nedir?
e-Defter, Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu gereğince yasal olarak tutulması zorunlu yevmiye ve büyük defterlerin belirtilen format ve standartlara göre elektronik ortamda muhafaza edildiği, içeriğindeki verilerin değişmezliğinin, bütünlüğünün, kaynağının doğruluğunun garanti altına alınmasının ve ilgililer nezdinde ispat olarak kullanılabilmesine imkan tanınmasının hedeflendiği hukuki ve teknik düzenlemeler bütünü olarak tanımlanıyor.
e-Defter, kanunen tutulması zorunlu olan yevmiye ve büyük defterlerin dijital ortamda tutulduğu, maliyeye elektronik imzayla berat verildiği sistemdir. Kayıtlar standart bir xml formatında hazırlanır.
Bu uygulamayla birlikte daha hızlı ve düzenli bir denetim amaçlanmıştır. e-Defter formatını kullanan firmalar kağıt ortamında defter tutamazlar. İşletmeler e-defter kullanmaya başladıkları tarihten itibaren fiziksel defterleri için kapanış tasdiki yaptırmalıdır.
Zirve Nova 2.0’da yeni e-Defter süreçleri ile ilgili bilgi almak için buraya tıklayınız.
e-Defter Uygulamasına Nasıl Başvurabilirim?
Elektronik Defter Genel Tebliği çerçevesinde zorunlu ya da isteğe bağlı olarak e-Defter uygulamasını kullanacak gerçek ve tüzel kişi mükellefler, 12.11.2024 tarihi itibarıyla, mali mühür veya Nitelikli Elektronik Sertifika kullanmadan, Dijital Vergi Dairesi üzerinden e-Defter Başvuru Dilekçesi ile başvuru yapılabilecek. Mali mühür kullanmadan e-defter başvurusunun nasıl yapıldığına buradan ulaşabilirsiniz.
https://uyg.edefter.gov.tr/edefterbasvuru/ linkinden tüzel kişiler kendilerine ait mali mühür, gerçek kişiler ise kendilerine ait mali mühür veya elektronik imza ile başvurusunu internet üzerinden yapabilir. Kullanıcılar elektronik fatura uygulaması için temin ettiği mali mührünü elektronik defter uygulamasına başvurmak için de kullanabilir. Posta yolu ile başvurular kabul edilmemektedir.
Bunun dışında MikroGrup kullanıcıları için tasarlanmış olan e-Portal aracılığıyla e-Defter başvurusu yapılabilir. e-Portal aracılığıyla e-Defter başvurunun nasıl yapıldığına buradan ulaşabilirsiniz.
Zirve Nova 2.0 e-Defter İşlemleri Modülü
e-Defter İşlemleri modülü, elektronik defterlerin hazırlanması ve gönderilmesi süreçlerinden destek vermesi için oluşturulmuş bir modüldür.
e-Defter İşlemleri modülünü kullanabilmek için program içerisinde yer alan mali müşavir ve firma bilgilerinin doğru bir biçimde doldurulması gerekmektedir. Bu yönde yapılması gereken ilk işlem Zirve Nova 2.0’a giriş yaptıktan sonra “Admin İşlemleri” , “Müşavir Bilgileri” modülüne giriş yaparak bu alanda yer alan Ad, Soyad, TC Kimlik Numarası, Adres Bilgisi alanı, Telefon ve E-Posta bilgilerinin doldurulmasıdır. Eğer zorunlu bir alan boş bırakılırsa e-Defter hazırlama aşamasında Zirve Nova 2.0 tarafından kullanıcıya uyarı verilmektedir.
Müşavir bilgileri doldurulduktan sonra “Admin İşlemleri” , “Firma Listesi” modülünde yer alan e-Defter sütunundan e-Defter işlemleri yapılacak firma için “Aktifleştir” butonuna tıklanır.
Açılan pencerede yer alan e-Defter Dönemi Seç alanından Aylık veya Üç Aylık tercihi yapılabilir. Aynı zamanda e-Defter Planı Seç alanından e-Defter Standart ya da e-defter bulutta imzalama ürünü satın alındıysa e-Defter Bulutta İmzalı seçimi yapılmalıdır.
e-Defter modülüne giriş yapabilmek için “Firma Seç” alanından ilgili firmaya giriş yapılmalıdır.
Doldurulması gereken son alan için “Firma İşlemleri” , “Şube Bilgileri” adımları takip edilerek ulaşılabilir. Bu alanda yer alan Kuruluş Tarihi, Adres Bilgisi, Telefon Bilgileri, E-Posta ve Faaliyet Bilgileri alanında yer alan Faaliyet bilgilerinin eksiksiz olarak yazılması gerekir.
Zorunlu alanlar doldurulduktan sonra “e-İşlemler”, “e-Defter İşlemleri” adımları takip edilir.
e-Defter İşlemleri Modülünde Butonların İşlevlerini Birlikte Tanıyalım.
- Fişleri Kontrol Et; butonu ile fişler e-defter standartlarına uygun mu kontrol edilir.
- e-Defter Hazırla; butonu ile e-Defter oluşturma işlemine başlatılmaktadır.
- Sil; butonu ile oluşturulan kayıtların (Yevmiye Defteri/ Defter-i Kebir ve Yevmiye-Kebir Beratı) silinmesi için kullanılmaktadır. Eğer defteri gönderilmediyse silme işlemi yapılabilir, aksi takdirde program silinmesine izin vermeyecektir.
- Seçili Defteri İndir; butonu sayesinde seçilen ayın defter bilgisayara indirilebilir.
- Hata Dosyasını Aç; butonu ile e-defter berat dosyalarını hazırlanması esnasında oluşan hatalar kontrol edilebilir.
- Dosyayı İmzala; butonu ile e-Defterlerin gönderim işlemlerinin başarılı bir şekilde yapılabilmesi adına dosyaların imzalanması gereklidir.
- GİB İşlemleri;
- GİB’e Gönder; butonu ile hazırlanan defterler GİB sistemine tek tıkla gönderilebilir.
- GİB’den Sorgula; butonu ile gönderim işlemi yapılan defterler için sorgulama yapılabilir.
- Onaylı Beratları Al; butonu ile gönderilen beratların GİB onaylıları indirilebilir.
- e-Defter Aktarımı; başka programdan getirilen defterler e-Defter aktarımı kısmından Zirve Nova 2.0’a yüklenebilir.
- İmzalama Ayarı; butonu ile e-defter gönderimi esnasında kullanılmak istenen gönderim aracı seçilebilir.
e-Defter Dosyalarının Hazırlama ve Gönderme Seçenekleri
İmzalama Ayarı
e-Defter berat dosyalarını hazırlamadan önce “İmzalama Ayarı” butonuna tıklayarak e-Defter imzalama aracı seçilir.
“Mükellef Mali Mührü” seçeneğinin işaretlenmesi durumunda imzalama ve gönderim sürecinde bilgisayara mutlaka mükellefe ait mali mühür ya da e-imza takılı olmalıdır.
“Müşavir Mali Mührü/ e-İmza” seçeneğinin işaretlenmesi durumunda mükellefin meslek mensubuna ait mühürü kullanabilmesi için Dijital Vergi Dairesi aracılığıyla muvafakatname vermesi gerekmektedir. İmzalama ve gönderme işlemlerinde meslek mensubunun mühürü kullanılacaktır. Mali mühürün mutlaka bilgisayara takılı olması gerekmektedir.
“e-Defter Bulutta İmzalama” seçeneğinin işaretlenmesi durumunda mükellefin uyumlu yazılım firmasına ait mühürü kullanabilmesi için Dijital Vergi Dairesi aracılığıyla muvafakatname vermesi gerekmektedir. Bu seçenekte bilgisayara herhangi bir mali mühürün takılı olmasına gerek yoktur.
“e-Defter Bulutta İmzalama“ seçeneğinin kullanılabilmesi için öncesinde mutlaka paketin “Bulutta imzalama’ya Yükseltilmesi” gerekmektedir.
e-Defter Hazırla
e-Defter İmzalama ayarı yapıldıktan sonra fiş kontrolleri yapılarak fişler Gelir İdaresini Başkanlığının e-Defter Standartlarına uygun mu kontrol edilmelidir. Gerekli kontroller yapıldıktan sonra e-defterleri oluşturmak için e-Defter Hazırla butonuna tıklanır.
Açılan pencerede hangi döneme ait e-defter dosyasının hazırlanacağı, başlangıç – bitiş yevmiye numarası ve kontrol numarası gibi bilgiler yer almaktadır. Bu bölümde yer alan bilgilere elle müdahale edilememektedir.
“Defter Açıklama” ve “Defter-i Kebir Açıklama” bölümleri isteğe bağlı değişiklik yapılabilir.
“Oluşturan Kişi” bilgisi kullanıcı bilgilerinden otomatik alınmaktadır. İsteğe bağlı değişiklik yapılabilir.
“Hazırlarken GİB üzerinden kontrol et” seçeneği işaretlenirse Gelir İdaresi Başkanlığı e-Defter uygulamasındaki önceden gönderilen defterler kontrol edilebilir.
Hazırlama seçenekleri kontrol edildikten sonra “e-Defter Oluştur” butonuna tıklayarak defterler oluşturulur.
Şubeli e-Defter Hazırlama
Şubeli e-Defter gönderim işlemleri için “E-Defter Hazırla” ekranındayken “Evet, Şubeli E-Defter olarak hazırlayacağım.” seçeneği işaretlenir ve açılan “Şube Ekleme” satırına şube bilgileri girildikten sonra “Ekle” butonuyla şube eklenir ardından “E-Defter Oluştur” butonuyla defterler oluşturulur. Şubeli e-Defter gönderimlerinde dikkat edilmesi gereken en önemli konuysa bütün şubelerin önceki aya ait defterlerinin GİB’e gönderilmiş olması gerekir. Örneğin Şubat için defter gönderimi yapılıyorsa Ocak defterlerinin GİB’e gönderilmiş olması gerekir.
Parçalı e-Defter Hazırlama
Parçalı e-Defter gönderim işlemleri için “E-Defter Hazırla” ekranındayken “Defter bitiş gününü böl” seçeneği işaretlenir ve “Bitiş Tarihi” alanı düzeltilir. Örneğin 2 parçalı bir defter göndermek için “Bitiş Tarihi” alanı “15/01/2023” olarak düzeltilir ve “E-Defter Oluştur” butonuyla defterler oluşturulur.
Dosyayı İmzala
e-Defterlerin gönderim işlemlerinin başarılı bir şekilde yapılabilmesi adına dosyaların imzalanması gereklidir. e-Defter İşlemleri modülü içerisinde yer alan tabloda daha önce oluşturulan defterler görüntülenebilir. Eğer bu tabloda yer alan “Durum” sütunu altında “İmzasız Defterler Oluşturuldu” bilgisi görüntüleniyorsa imzalama işlemi yapmak için e-Defter seçildikten sonra “Dosyayı İmzala” butonuna tıklanır.
“İmzalama Ayarı” ayarı sayfasında “Mükellef Mali Mührü” ya da “Müşavir Mali Mührü/ e-İmza” seçeneklerinden biri seçildiyse mali mühür/ e-İmzanın bilgisayar takılı olması gerekmektedir. Eğer “e-Defter Bulutta İmzalama” seçeneği işaretliyse mali mühür/ e-İmzaya gerek yoktur.
.
Açılan ekranda mali mühür ya da e-imza zorunluğu olan imzalama ayarı seçildiyse “Şifreniz” alanına mali mühür/e-imza şifresi yazıldıktan sonra “e-Defteri imzala” butonuna tıklanır.
Eğer “e-Defter Bulutta İmzalama” seçeneği işaretliyse sadece “e-Defteri imzala” butonuna tıklanır.
Defterin imzalanmasıyla birlikte “Durum” alanında “e-Defter imzalandı.” bilgisi yer alacaktır.
GİB İşlemleri
GİB’e Gönder
e-Defterler imzalandıktan sonra “GİB İşlemleri”, “GİB’e Gönder” butonuna tıklanır.
“GİB’e Gönder” butonuna tıklandıktan gönderim yapılacak pakete ait bilgiler gelecektir. Gelen bilgi için “Evet” butonuna tıklanır.
GİB’den Sorgula
Gönderim işlemi yapıldıktan sonra ise “GİB İşlemleri”, “GİB’den Sorgula” adımlarını takip ederek gönderim işlemi yapılan defterler için sorgulama yapılır.
Bu aşamada Zirve Nova 2.0 GİB sistemine bağlanarak gönderilen berat dosyalarının tamamı için durum kontrolü yapıyor ve beratların ulaşıp ulaşmadığı veya ulaşan beratların kabul edilip edilmediği yönündeki bilgiyi Durum sütunu altında paylaşıyor. Örneğin gönderilen berat sorunsuz şekilde ulaştıysa ve kabul edildiyse Durum sütunu altında “Paket GİB Tarafından Kabul Edildi” bilgisi görüntülenir.
Onaylı Beratı İndir
Gönderilen beratların bilgisayara indirilmesi içinse “GİB İşlemleri”, “Onaylı Beratı İndir” adımları takip edilir.
Bu işlem yapıldıktan sonra Durum sütunu altında “Onay Beratı Alındı” bilgisi görüntülenir.
e-Defter Görüntüleme Nasıl Yapılır?
e-Defter görüntüleme işlemlerinde görüntülemek istenen defter seçilmelidir. Defter seçimi yapıldıktan sonra “e-Defter Detayı” alanından görüntülemek istenilen satır için “Önizle” butonuna tıklanır. Örneğin; Yevmiye defterine ait görüntüleme yapılmak istenirse “Yevmiye Defteri” satırında yer alan “Önizle” butonuna tıklanmalıdır.
GİB Üzerinden e-Defter Nasıl Görüntülenir?
E-defter Görüntüleyicisi, GİB’in kendi sistemine ait görüntüleme seçeneğidir. Zirve Programında hazırlamış olunan beratların görüntülemesini buradan yapılabilir.
Gerekli programdan indirildikten sonra Zirve Nova 2.0’da “e-Defter İşlemleri” modülünde yer alan defter seçilir, “Seçili Defteri İndir” butonuna tıklayarak berat dosyaları bilgisayara indirilmelidir.
İndirilen dosyaları e-Defter görüntüleyici programın da görüntüleme işlemi için gerekli adımlar aşağıda paylaşılmıştır.
1) Dosya Seçeneğine tıklanır.
2) Defteri Yükle seçeneğine tıklanır.
3) Açılan ekrandan E-Defter dosya konuma erişip Yevmiye ve Kebir Defterini ayrı ayrı seçilmesi gerekiyor.
4) Seçim işlemini tamamladıktan sonra şematron kontrolünden tüm defterlerin geçmesi gerekmektedir.
e-Defter Aktarım Butonu Nasıl Kullanılır?
Yıl içerisinde Zirve Nova 2.0’a yeni geçiş yapılması halinde veya yeni aktarılan, öncesinde farklı entegretörlerden e-defterleri gönderilen firmalarının beratlarını ilk defa göndermek için önceki aylara ait defterlerin Zirve Nova 2.0’a yüklenmesi gerekmektedir. Bu işlem için “e-Defter Aktarım” butonuna tıklanır
Açılan pencerede yere alan “Dosya Seç” butonuyla önceki aylara ait beratlar .zip formatında Zirve Nova 2.0’a yüklenebilir.
e-Defter Yedekleme İşlemi Nasıl Yapılır?
e-Defter gönderim işlemleri Zirve Nova 2.0 üzerinden yapıldığı taktirde yedekleme için harici bir işlem yapılmasına gerek kalmaz, gönderilen defterlerin tamamı Zirve Nova 2.0 içerisinde yedeklemeye devam eder. Daha sonraki aşamalarda bu defterlere ihtiyaç duyulması halindeyse ilgili ayın defteri seçildikten sonra “Seçilen e-Defteri İndir” butonuyla defterler bilgisayara indirilebilir.
Zirve Nova 2.0’da e-Defter Yevmiye Kayıtları Nasıl Hazırlanır?
E-Defter dosyalarını oluşturmadan önce mutlaka yevmiye kayıtları Gelir İadesi Başkanlığının belirlediği E-defter uygulama kılavuzuna uygun olacak şekilde düzenlenmesi gerekmektedir.
Fişleri Kontrol Et Modülü
Bu esnada süreçleri kolaylaştıracak olan “Fişleri Kontrol Et” ile kılavuza göre fişler düzenlenebilir.
Modüle giriş yaptıktan sonra e-defter berat dosyalarının gönderileceği ay “Başlangıç ve Bitiş Tarihi” alanından tarih seçimi yapıldıktan sonra “Kontrol et” butonuna tıklanır.
Kontrol et butonuna tıklanmasıyla düzeltilmesi gerek fişler tabloda görüntülenecektir. “Uyumsuz Açıklama” sütununda, belirtilen tarih aralığındaki fişler için hata açıklamaları yer almaktadır. Ekranda görüntülenen fişler üzerinde düzeltme yapmak için fiş seçildikten sonra “Fişe Git” butonuna tıklanır.
Fiş Böl
E-Defter uygulama kılavuzuna göre işlenen fişlerin içeriğinde, evrak numarası ve tarihi tek fişte olma zorunluluğu vardır. Bu sebeple girilen toplu fişlerde birden fazla evrak no veya evrak tarihi olan fişlerin bölünmesi gerekmektedir. Zirve Nova 2.0’da evrak bazında fiş bölme işlemini yaparak topluca girilen fişleri evrak numarası bazında ayrı ayrı fişlere bölünebilir.
.
Zirve Nova 2.0’da fiş bölme işlemi yapmak için “Muhasebe İşlemleri” , “Genel Muhasebe” ce “Fişler” adımları takip edilerek “Fiş Böl” tıklanır.
Açılan sayfada yer alan seçenekleri fiş bölme şekline göre seçilmelidir. “Uygulama Şekli” alanında ‘’Seçili Fişe/Fişlere Uygula’’ ve ‘’Döneme Uygula’’ olmak üzere 2 seçenek yer almaktadır. Seçili Fişe/Fişlere Uygula seçeneği kullanıldığında üzerinde bulunulan fiş/fişlere için işlemi yapacaktır. Döneme Uygula seçeneği kullanılırsa belirtilen tarih aralığındaki fişler için işlem yapacaktır.
Fişlere Ödeme Şekli Ekleme
Ödeme ya da tahsilat yapıldıysa ödeme yöntemi alanı e-Defter de kullanılmalıdır. Bu alana sadece ödeme türünü ifade edecek bilgi girişi yapılmalıdır. Zirve Nova 2.0’da ödeme şekli istenirse fiş girişinde ya da daha sonra toplu olarak verilebilir.
.
Eğer fiş girişi esnasında ödeme şekli eklenmek istenirse aşağıdaki resimde belirtildiği gibi tablo üzerindeki herhangi bir alana fare ile sağ tık yaptıktan sonra “Kolon Ayarlarını Göster” seçeneğine tıklanmalıdır.
Açılan pencereden “Ödeme Şekli” işaretlenip “Kaydet” butonuyla yapılan değişiklik kaydedilmelidir.
Fiş girişindeki ekran aşağıdaki görseldeki gibi olacaktır, uygun ödeme şekli seçilmelidir.
Diğer bir seçenek olan toplu ödeme şekli verme ise aşağıdaki görseldeki gibi olacaktır. Tüm kayıtlar girildikten sonra “Fişler” menüsünden ‘’Ödeme Şekli’’ butonuna tıklanarak açılan pencerede başlangıç ve bitiş tarihlerini filtreleyerek toplu bir şekilde ödeme şekli verilebilir.
Yevmiye Numarası ve Fiş Numarası Ekleme
E-Defter oluşturmak için mutlaka yevmiye numarası verilmeli ve yevmiye numaralarının sıralı olması gerekmektedir.
***Not: Fiş numarasında böyle bir zorunluluk yoktur.
Örnek: Şubat ayı beratını oluştururken Ocak ayı yevmiye numarası 200 de bittiği varsayıldığında; Şubat ayı mutlaka başlangıç yevmiye numarası 201 den başlamalıdır aksi takdir de Zirve Nova 2.0’da e-Defter oluşturma işlemini gerçekleştirmeyecektir.
.
Bu işlemi Zirve Nova 2.0’da tek seferde yapmak için “Muhasebe İşlemleri”, “Genel Muhasebe”, “Fişler” adımları takip edilir ve “Fiş Sırala” butonuna tıklanır.
Açılan penceredeki “Başlangıç Tarihi” ve “Bitiş Tarihi” alanları işlem yapılacak döneme göre belirlenir. Ardından “Yevmiye Numarası” kutucuğu işaretlenir ve “Başlangıç Yevmiye No” alanı kontrol edildikten sonra “Sırala” butonuyla işlem tamamlanır.
Fiş Kilidi ve Fiş Onayı
E-Defter de kayıtlar oluşturulduktan sonra ilgili dönemler için ilerleyen tarihler de fiş girilmemesi gerekir, bu kapsamda defter kayıtları oluşturulduğu an itibariyle “Fiş Onayı” otomatik oluşturulmaktadır. Zirve Nova 2.0’da fiş kilidi ve fiş onayını kullanarak gönderilen aylara fiş girişini engellemek için kullanılmaktadır.
Gönderilen kayıtları yukarıdaki görsellerde gösterildiği gibi kilitleyebilir ya da onay vererek değiştirilmesini engellenebilir.
Evrak No Ekle
Zirve Nova 2.0’da otomatik evrak numarası verebilmek için “Muhasebe İşlemleri”, “Genel Muhasebe”, “Fişler” adımları takip edilerek “Evrak No Ekle” butonuna tıklanır.
Açılan sayfada yer alan seçenekler evrak numarası eklemek istenilen şekilde işaretlenir ya da doldurulur. Ardından Kaydet butonuyla işlem tamamlanır.
Keyifli kullanımlar dileriz.
